GDPR i formularer: hvad du må gemme, og hvor længe

Kort svar: Formularer er sitets mest direkte indsamling af persondata, og GDPR-disciplinen er enkel: spørg kun om det nødvendige (hvert felt skal kunne begrundes), fortæl, hvad data bruges til (kort tekst og link til privatlivspolitikken ved knappen), send og opbevar sikkert (HTTPS, adgangsbegrænsning og kendte leverandører) og slet efter plan. Formularindsendelser, der ligger i WordPress og i indbakker i årevis, er den klassiske stille GDPR-risiko. Sæt en frist pr. formulartype, og håndhæv den automatisk.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

Kontaktformularen, tilbudsberegneren, jobformularen, forespørgslen – hver af dem samler persondata, og tilsammen er de ofte sitets største ukontrollerede dataarkiv.

Her er GDPR oversat til formulardesign og WordPress-drift: grundlaget, felterne, teksten ved knappen, hvor indsendelserne lander, og hvordan du sletter dem igen.

Vigtigt: Guiden er praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning. Indsamler du følsomme oplysninger som helbredsoplysninger eller jobansøgninger med CV’er, så tag opsætningen forbi en rådgiver, og brug Datatilsynets vejledninger som facit.

Grundlaget: hvorfor må du behandle oplysningerne?

Al behandling af persondata kræver et behandlingsgrundlag efter GDPR artikel 6. For formularer er det oftest et af disse:

• Henvendelsen eller aftalen selv: Brugeren beder om svar, et tilbud eller en ydelse, og du behandler oplysningerne for at levere det.
• Legitim interesse: fx at gemme en henvendelse en periode, så du kan følge op eller dokumentere, hvad der blev aftalt.
• Samtykke: til ekstra formål, som brugeren ikke selv har bedt om – typisk nyhedsbrev eller markedsføring.

Pointen er, at samtykke ikke er standardsvaret. Bruger du samtykke til noget, der i virkeligheden er nødvendigt for at besvare henvendelsen, giver du brugeren et valg, der ikke er reelt – og skal håndtere tilbagetrækning af noget, du alligevel har brug for.

Felterne: dataminimering i praksis

Reglen er ligetil: Indsaml kun det, formålet kræver. En kontaktformular behøver navn, e-mail og besked – ikke telefonnummer (medmindre I ringer tilbage), ikke adresse og aldrig CPR-nummer.

Hvert ekstra felt er både en juridisk byrde og en konverteringsdræber. Færre felter giver typisk flere henvendelser, så dataminimering og leadgenerering trækker samme vej – og tilgængeligheden vinder også, jf. tilgængeligheds-guiden.

Gør valgfrie felter tydeligt valgfrie, og spørg dig selv ved hvert felt: Hvad ville vi svare, hvis en bruger spurgte, hvorfor vi har brug for det?

Pas på fritekstfeltet. „Besked“ eller „Bemærkninger“ er dér, folk skriver ting, du aldrig bad om – helbred, økonomi, private forhold. Du kan ikke forhindre det helt, men du kan skrive en kort vejledning ved feltet („skriv ikke helbredsoplysninger eller CPR-nummer her“) og sørge for, at sletningen også rammer fritekst.

Teksten ved knappen

Oplysningspligten løses med én ærlig linje ved send-knappen: „Vi bruger dine oplysninger til at besvare din henvendelse – læs vores privatlivspolitik.“

Du behøver typisk ikke en tvungen samtykke-checkbox til selve henvendelsen, fordi grundlaget er den ydelse, brugeren selv beder om. Men vil du bruge oplysningerne til andet, fx nyhedsbrev, skal det være et separat, aktivt tilvalg efter samtykkereglerne. Bland aldrig de to: En kontaktformular, der stille tilmelder nyhedsbrevet, er både ulovlig og tillidsdræbende.

Opbevaring: hvor lander indsendelserne?

En indsendelse tager ofte tre veje på én gang:

1. WordPress-databasen: Mange formularplugins gemmer indsendelser i et arkiv. Andre gør ikke – Contact Form 7 gemmer fx ikke indsendelser uden et tilføjelsesplugin. Tjek, hvad dit plugin gør.
2. Mail: En kopi sendes til en eller flere indbakker med deres egen opbevaring og oprydning.
3. Tredjeparter: CRM, regneark, notifikationstjenester eller automatiseringsværktøjer.

Alle tre skal du kende og styre. Databasen ligger hos din hostingudbyder og er omfattet af databehandleraftalen. Mailen lander i en indbakke med egen opbevaring. Og hver videresendelse er en modtager, der skal stå i privatlivspolitikken med databehandleraftale på plads – og eventuelt et overførselsgrundlag, hvis den ligger uden for EU.

Tegn flowet én gang pr. formular. Det tager ti minutter og afslører næsten altid en glemt gren.

Sletning efter plan

Sæt en frist pr. formulartype ud fra formålet, og skriv den ned:

Formulartype	Eksempel på frist	Begrundelse
Almindelig henvendelse	6–12 måneder	Opfølgning og dokumentation af dialogen
Tilbudsforespørgsel	Til tilbuddet er afklaret + en rimelig periode	Bliver det til en aftale, flytter data til kundeforholdet
Jobansøgning	Kort periode efter afslag – længere kun med samtykke	Dokumentation af et korrekt rekrutteringsforløb
Nyhedsbrevstilmelding	Så længe tilmeldingen er aktiv + dokumentation af samtykket	Bevis for samtykke

Fristerne er eksempler, ikke facitliste. Datatilsynet har fx i 2021 accepteret forskellige frister for ansøgninger i to afgørelser, fordi de var begrundet i, hvor længe det var nødvendigt at kunne dokumentere rekrutteringsforløbet. Det afgørende er, at du har en konkret frist med en begrundelse – „så længe det er nødvendigt“ uden tal er ikke en plan.

Håndhæv fristerne automatisk. Flere formularplugins har en indstilling for opbevaring eller automatisk sletning af indsendelser efter et antal dage – slå den til. Glem ikke mailkopierne: En oprydningsregel i indbakken hører med. Samme princip gælder kundedata i WooCommerce.

Indsigt og sletning på forespørgsel

Brugere kan bede om indsigt i eller sletning af deres oplysninger. WordPress har indbyggede værktøjer til at eksportere og slette persondata for en e-mailadresse under Værktøjer, og nogle formularplugins kobler deres indsendelser på dem.

Test det én gang: Send en formular med en testadresse, kør eksport og sletning, og se, om indsendelsen faktisk kommer med. Hvis ikke, skal du vide, hvor du manuelt finder den – og huske mailkopierne og tredjeparterne.

Spam, sikkerhed og særlige formularer

Beskyt formularerne mod misbrug: honeypots og usynlige spamfiltre før tunge captchas (tilgængelighed!), begrænsning af antal indsendelser – og hold formularpluginnet opdateret. Formularer er en klassisk angrebsflade, jf. sikkerheds-hubben.

Særlige formularer kræver ekstra omtanke:

• CPR-nummer: Private må kun behandle CPR-nummer, når betingelserne i databeskyttelsesloven er opfyldt, fx hvis det følger af lovgivningen eller sker med samtykke. Det hører ikke hjemme i almindelige webformularer.
• Jobansøgninger: CV’er indeholder mange persondata – brug adgangsbegrænsning og korte frister.
• Helbredsrelaterede felter: følsomme oplysninger, som kræver et særligt grundlag – undgå dem i almindelige formularer.
• Filuploads: begræns filtyper og størrelse, scan filerne, og gem dem uden for offentligt tilgængelige mapper.

Formularhygiejne: den årlige oprydning

Formularer har en livscyklus, som ingen styrer: Kampagneformularen fra sidste år tager stadig imod, og indsendelserne hober sig op uden at nogen læser dem.

Sæt én årlig oprydning i kalenderen: Gennemgå alle aktive formularer (er de stadig i brug, og peger de på den rigtige modtager?), kontrollér at den automatiske sletning kører, og nedlæg de formularer, der har udtjent deres formål.

Tjek ved samme lejlighed, hvor indsendelserne ender. Færrest mulige stop fra formular til sagsbehandling er både bedre GDPR og bedre kundeservice: én indbakke, én ansvarlig, én slettefrist.

Læs også

• Hub: Lovkrav til hjemmesider og webshops
• Kundedata i WooCommerce (GDPR)
• Privatlivspolitik: punkt for punkt
• Nyhedsbreve og markedsføringsloven
• WordPress hosting hos Hostious – servere i Europa, daglig backup og dansk support døgnet rundt

Ofte stillede spørgsmål om GDPR og formularer

Skal min kontaktformular have en samtykke-checkbox?

Typisk nej. Grundlaget er henvendelsen selv, og en oplysningslinje med link til privatlivspolitikken rækker. En samtykke-checkbox skal derimod bruges til ekstra formål som nyhedsbrev.

Hvor længe må jeg gemme formularindsendelser?

Så længe formålet kræver det. Sæt en konkret frist pr. formulartype (fx 6–12 måneder for almindelige henvendelser), begrund den, og håndhæv den automatisk – også i mailkopierne.

Må jeg bede om CPR-nummer i en formular?

Som klar hovedregel nej. Private må kun behandle CPR-nummer, når databeskyttelseslovens betingelser er opfyldt, og det hører ikke hjemme i almindelige webformularer.

Hvad gør jeg, hvis folk skriver følsomme oplysninger i fritekstfeltet?

Skriv en kort vejledning ved feltet om, hvad der ikke skal skrives, begræns adgangen til indsendelserne, og sørg for, at slettefristen også gælder fritekst. Har du ikke brug for oplysningerne, så slet dem.