Kundedata i WooCommerce: sletning, indsigt og eksport efter GDPR

Kort svar: WooCommerce samler kundedata i ordrer, kundekonti, noter og integrationer – og GDPR giver kunderne ret til indsigt og sletning, mens bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Løsningen er lagdelt: brug de indbyggede værktøjer i WordPress og WooCommerce til eksport og sletning, anonymisér ordrer i stedet for at slette dem, sæt automatisk oprydning op, og lad regnskabssystemet være det langtidsholdbare arkiv. Så kan du svare på både „slet mig“ og „vis regnskabet“ uden konflikt.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

„En kunde vil have slettet sine data – må jeg det, og hvordan?“ er et af de mest almindelige GDPR-spørgsmål fra webshop-ejere. Svaret kræver, at du kender både rettighederne, undtagelserne og værktøjerne i WooCommerce.

Her er hele håndteringen: hvor dataene ligger, indsigt og eksport, sletning kontra anonymisering, opbevaringsfrister, automatisk oprydning og en fast proces, når anmodningen kommer.

Vigtigt: Guiden er praktisk vejledning, ikke juridisk rådgivning. Afstem jeres opbevaringspolitik med revisor og eventuelt en rådgiver, og tag en backup, før du slår automatisk sletning eller anonymisering til – handlingerne kan ikke fortrydes.

Hvor kundedata ligger i WooCommerce

Flere steder, end man tror:

• Ordrer: navn, adresser, mail, telefon, IP-adresse og købshistorik.
• Kundekonti: profil, gemte adresser og eventuelle ønskelister.
• Abonnementer og betalingsreferencer: tokens hos betalingsgatewayen – ikke kortdata hos dig, se abonnementsbetalinger i WooCommerce.
• Formularer og support: henvendelser via kontaktformularer og mail, se GDPR i formularer.
• Ordrenoter og logs: betalings- og fragtnoter, plugin-logs og fejllogs.
• Kopierne: regnskabssystemet, fragtplatformen, nyhedsbrevssystemet, backups og eventuelle eksporterede kundelister.

Kortlæg datastrømmene én gang – samme øvelse som til privatlivspolitikken – så ved du præcis, hvor en anmodning skal effektueres.

Indsigt og eksport

WordPress har indbyggede værktøjer til begge rettigheder, og WooCommerce kobler sig på dem. Under Værktøjer → Eksportér personlige data opretter du en anmodning for kundens mailadresse. WordPress sender en bekræftelsesmail til adressen, og når kunden har bekræftet, kan du generere en fil med profil, ordrer og kommentarer, der er knyttet til mailen.

Bekræftelsesmailen er samtidig din identitetskontrol: data udleveres kun til den adresse, der er registreret på kontoen eller ordrerne. Udlever aldrig data alene på baggrund af et telefonopkald eller en mail fra en anden adresse.

Fristen er som udgangspunkt én måned. Den kan forlænges med yderligere to måneder, hvis anmodningen er kompleks, eller der er mange – men så skal kunden have besked inden for den første måned. I praksis kan de fleste anmodninger klares samme dag, og hurtige svar forebygger klager. Husk at supplere med data fra de eksterne systemer, hvis anmodningen også dækker dem.

Sletning kontra anonymisering

Retten til sletning er ikke absolut. Data, du er retligt forpligtet til at gemme – regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører – skal ikke slettes på anmodning, og det må du gerne forklare kunden.

Den praktiske løsning er anonymisering. Når WooCommerce fjerner personoplysninger fra en ordre, erstattes navn og adresse med „[deleted]“, mailadressen med en ugyldig adresse, telefonnummeret med nuller, og kunden ændres til gæst. Beløb, varer og moms bevares, så salgsstatistikken ikke påvirkes.

Men vær opmærksom: indgår ordren i dit regnskabsmateriale, skal det fulde bilag stadig findes et sted i hele opbevaringsperioden. Typisk ligger fakturaen i regnskabssystemet, og så kan ordren i shoppen anonymiseres. Er webshoppen selv dit eneste bilagsarkiv, skal du ikke anonymisere ordrer inden for de 5 år.

Slet til gengæld gerne alt uden regnskabsværdi: kundekontoen, gemte adresser, supporthistorik uden for frist og marketingdata.

Sletning i praksis

Under Værktøjer → Slet personlige data opretter du en sletteanmodning på samme måde som ved eksport. Hvad der sker med ordrerne, styres af WooCommerce’ indstillinger under WooCommerce → Indstillinger → Konti og privatliv (Accounts & Privacy):

• Remove personal data from orders on request: anonymiserer ordrerne, når en sletteanmodning gennemføres.
• Remove access to downloads on request: fjerner adgangen til digitale downloads.
• Allow personal data to be removed in bulk from orders: giver en massehandling på ordreoversigten.

Automatisk oprydning

På samme side finder du afsnittet om opbevaring af personoplysninger. Her kan du sætte frister for:

Indstilling	Hvad den dækker	Hvad der sker efter fristen
Retain inactive accounts	Konti uden nyligt login og uden ordrer	Kontoen slettes
Retain pending orders	Ubetalte ordrer, ofte forladt	Ordren flyttes til papirkurven
Retain failed orders	Mislykkede betalinger	Ordren flyttes til papirkurven
Retain cancelled orders	Annullerede ordrer	Ordren flyttes til papirkurven
Retain completed orders	Betalte og gennemførte ordrer	Personoplysningerne anonymiseres

Sæt fristen for gennemførte ordrer, så den matcher jeres opbevaringspolitik og bogføringskravet. Mislykkede og annullerede ordrer kan typisk ryddes hurtigere. Kombinér med formularpluginets automatiske sletning og en oprydningsregel i indbakken, så dataminimeringen kører som drift i stedet for som årlige oprydningsprojekter.

Oprydningen kører som en planlagt opgave i WordPress. Tjek derfor én gang i kvartalet – fx som en del af lovkravs-tjeklisten – at den faktisk kører. Planlagte opgaver kan gå i stå, se når wp-cron ikke virker.

Processen, når anmodningen kommer

Skriv proceduren ned én gang, så alle svarer ens:

1. Bekræft identiteten via den registrerede mail.
2. Afklar, hvad der bedes om: indsigt, sletning eller begge dele.
3. Eksportér og send – eller anonymisér og slet – i shoppen og i de eksterne systemer.
4. Svar kunden med, hvad der er gjort, og hvad der bevares med hvilken begrundelse (fx bogføringsloven).
5. Notér anmodning, handling og dato i jeres log.

Fem punkter og ti minutter – og du står godt, også hvis kunden går videre til Datatilsynet.

Stederne, automatikken ikke når

Al persondatahygiejne, der afhænger af, at nogen husker den, fejler før eller siden. Men nogle steder kan automatikken ikke nå, og dem skal du se efter manuelt én gang om året:

• eksporterede kundelister på lokale computere og i delte mapper
• gamle staging- og testmiljøer med kopier af produktionsdata
• plugins, der har samlet deres egne data: anmeldelser, popups, wishlist og marketing
• fragtplatforme og nyhedsbrevssystemer, der har deres egne opbevaringsindstillinger
• backups – de udløber typisk af sig selv efter en fast periode, så notér perioden i jeres fortegnelse

Dokumentér fristerne med én sætning pr. datatype i jeres fortegnelse. Så er svaret på kundehenvendelser og tilsynsspørgsmål et opslag, ikke et projekt.

Staging uden rigtige kundedata

Et overset GDPR-hul er testmiljøet. Kopierer du produktionsdatabasen til staging for at teste en opdatering, har du pludselig en ekstra kopi af alle kunder – ofte med svagere adgangskontrol. Slet staging-kopien, når testen er færdig, eller anonymisér kundedata i kopien, og sørg for, at staging ikke kan sende mails til rigtige kunder. Hos Hostious er der staging fra Woo StartUp, så du kan teste opdateringer uden at røre den rigtige butik.

Læs også

• Hub: Lovkrav til hjemmesider og webshops
• Bogføringsloven og din webshop
• GDPR i formularer
• Klage fra Datatilsynet eller Forbrugerombudsmanden
• WooCommerce hosting hos Hostious – staging fra Woo StartUp, daglig backup og dansk support

Ofte stillede spørgsmål om kundedata og GDPR

Skal jeg slette en kundes ordrer på anmodning?

Ikke regnskabsmateriale inden for de 5 år, bogføringsloven kræver. Anonymisér i stedet ordrerne i shoppen, hvis det fulde bilag ligger i regnskabssystemet, og forklar kunden begrundelsen. Alt uden regnskabsværdi, som konto og marketingdata, slettes.

Hvor hurtigt skal jeg svare på en indsigtsanmodning?

Senest inden for én måned, som kan forlænges med to måneder ved komplekse sager. Med de indbyggede eksportværktøjer kan du som regel svare samme dag. Bekræft altid identiteten først via den registrerede mail.

Kan WooCommerce rydde op automatisk?

Ja. Under indstillingerne for konti og privatliv kan du anonymisere gennemførte ordrer, flytte ventende, mislykkede og annullerede ordrer til papirkurven og slette inaktive konti efter frister, du selv sætter. Verificér kvartalsvis, at automatikken kører.

Hvad sker der med en ordre, når den anonymiseres?

Navn, adresse, mail og telefon erstattes med pladsholdere, og kunden ændres til gæst. Beløb, varer og moms bevares, så statistik og regnskabsspor ikke påvirkes.