Bogføringsloven og din webshop: digitale bilag og godkendte systemer

Kort svar: Bogføringsloven (lov nr. 700 af 24. maj 2022) kræver digital bogføring: Transaktioner skal registreres, og bilag skal opbevares digitalt i et bogføringssystem, der lever op til lovens krav – i praksis et standardsystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, eller et ikke-registreret system, der selv opfylder kravene. Kravene er indfaset over flere år, og fra 1. januar 2026 omfatter de også personligt ejede virksomheder med en årlig nettoomsætning over 300.000 kr. For webshoppen betyder det, at ordrer, gebyrer og udbetalinger skal ende som digitale posteringer med bilag – og den sikreste vej er en automatisk integration mellem shop og regnskabssystem.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

Den nye bogføringslov flyttede bogføringen fra ringbind og regneark over i digitale systemer. For webshops er det på mange måder en fordel: Dine data er allerede digitale, så opgaven er at få dem til at flyde automatisk og komplet ind i regnskabet.

Her er kravene oversat til webshopdrift, og den opsætning, der gør overholdelse til et biprodukt af god automatisering.

Vigtigt: Dette er en praktisk gennemgang pr. oktober 2026, ikke juridisk rådgivning. Indfasning, tærskler og systemkrav kan justeres. Tjek Erhvervsstyrelsens vejledning og tidsplan for digital bogføring for netop din virksomhedstype, og lad din revisor eller bogholder godkende opsætningen.

Hvad loven kræver

Kernen er tre pligter:

1. Digital registrering af alle transaktioner.
2. Digital opbevaring af både registreringer og bilag – som hovedregel i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører – med automatisk sikkerhedskopiering.
3. At det sker i et digitalt bogføringssystem, der opfylder kravene. Standardsystemer anmeldes og registreres hos Erhvervsstyrelsen, mens egne, specialudviklede eller udenlandske løsninger skal opfylde kravene på egen hånd.

„Bilag i en skotøjsæske“ og „regnskab i Excel“ er dermed fortid for de omfattede virksomheder. Bilaget skal ligge digitalt og være koblet til posteringen.

Hvem er omfattet, og hvornår?

Kravene er indfaset i flere trin. Først kom selskaber med pligt til at aflægge årsrapport – med forskellig ikrafttræden afhængigt af, om de bruger et registreret standardsystem eller et ikke-registreret system, og af regnskabsåret. Dernæst fulgte personligt ejede virksomheder og foreninger m.fl. med en årlig nettoomsætning over 300.000 kr., som Erhvervsstyrelsen har meldt skal bogføre digitalt fra 1. januar 2026.

Det betyder, at langt de fleste aktive webshops i dag er omfattet, uanset selskabsform. Er du i tvivl om din status – fx som nystartet eller tæt på tærsklen – så få det afklaret i Erhvervsstyrelsens tidsplan eller hos din revisor frem for at gå ud fra, at du er fri.

Husk også, at kravet følger virksomheden, ikke webshopplatformen. Det er din bogføring, der skal være digital – ikke WooCommerce i sig selv.

Webshoppens bilag: ordrer, gebyrer og udbetalinger

En webshops transaktionsspor består af mere end ordrer. Tabellen viser de typiske strømme, og hvor bilaget kommer fra.

Strøm	Bilag	Kilde
Salg	Faktura eller ordrebilag pr. salg	WooCommerce via integration
Udbetalinger	Udbetalingsrapport fra betalingsudbyderen	Gatewayens portal eller API
Gebyrer	Gebyrbilag eller -faktura	Betalingsudbyder
Fragt	Fragtfaktura	Fragtfirma eller fragtplatform
Refusioner	Kreditnota	WooCommerce via integration
Gavekort og forudbetaling	Bilag for salg og indløsning	WooCommerce og gavekortløsningen

Udbetalingsrapporterne er broen mellem salg og bank (se afstemningsguiden), og gebyrerne har deres egne momsregler (se gebyrguiden). Refusioner og kreditnotaer gennemgås i refusionsguiden, mens gavekort og forudbetalinger har deres særlige bogføring. Alt det skal ende digitalt i systemet – automatisk, ikke som et månedligt slæb med PDF-filer.

1. Sæt integrationen op

Standardopskriften er et registreret regnskabssystem plus en integration fra WooCommerce, der overfører ordrer, kreditnotaer og gerne gateway-udbetalinger med korrekte momskoder. Til mindre webshops findes tilsvarende integrationer til fx Dinero og Billy. Hent derudover bilag automatisk fra betalings- og fragtudbydere, hvor det er muligt.

Så opstår bilagene digitalt, posteres automatisk og opbevares efter reglerne som et biprodukt af den daglige drift.

2. Luk hullerne uden om automatikken

Integrationen dækker sjældent alt. Typiske huller er manuelle ordrer og kreditnotaer, gebyrbilag fra gateways og fragtplatforme, indkøbsbilag på papir og kontanthåndtering, hvis du også sælger fysisk. Få dem ind i systemet i samme rytme som resten – fx med en fast ugentlig rutine.

3. Afstem hver måned, og tjek flowet hvert kvartal

Resten er tilsyn: den månedlige afstemning mellem shop, gateway og bank og et kvartalstjek af, at integrationen stadig dækker alle strømme. Nye betalingsmetoder og salgskanaler skal med ind i flowet, når de tilføjes – det er netop her, huller opstår.

Fejlene, du undgår

• Excel som bogføring: Et regneark kan være et arbejdsværktøj, men ikke det system, der opfylder lovens krav.
• Bilag kun hos leverandøren: Gatewayens portal gemmer rapporter, men opbevaringspligten er din. Hent dem ind i systemet.
• Shoppen som arkiv: Ordrer i WooCommerce er en kilde, ikke arkivet. Arkivet er regnskabssystemet – derfor kan GDPR-sletning i shoppen og bogføringens opbevaringspligt sameksistere.
• Papirkvitteringer i skuffen: Indkøbsbilag fotograferes eller uploades med det samme. Digital opbevaring gælder også dem.

Få revisoren til at gennemgå hele flowet én gang. Derefter kører det i vid udstrækning af sig selv.

Skift af system og platform: tag historikken med

Opbevaringspligten fortsætter, selv om du skifter regnskabssystem, gateway eller webshopplatform. Før et skifte bør du sikre dig, at du kan eksportere registreringer og bilag fra det gamle system i et format, du kan læse i hele opbevaringsperioden – eller at det gamle system stadig kan tilgås. Det samme gælder rapporter, der kun ligger i en betalingsudbyders portal: Hent dem hjem, før aftalen opsiges.

Ved et skifte af webshopplatform, fx fra Shopify til WooCommerce, er det regnskabssystemet, der bærer historikken – så længe integrationen har overført alt. Lav en stikprøve på et par gamle måneder, før den gamle platform lukkes.

Testen: kan I finde et vilkårligt bilag på fem minutter?

Sæt én årlig kontrol med revisoren eller bogholderen: Kan I finde et vilkårligt bilag fra 1., 3. og 5. år tilbage på fem minutter? Den test fanger hullerne i praksis. Består I den, bliver både en skattekontrol og en due diligence ved et salg af virksomheden langt mindre dramatisk.

Læs også

• Hub: Lovkrav til hjemmesider og webshops
• Forbind WooCommerce med e-conomic
• Afstemning af gateway, bank og regnskab
• Kundedata i WooCommerce efter GDPR
• WooCommerce hosting hos Hostious – drift af webshoppen med daglig backup og dansk support døgnet rundt

Ofte stillede spørgsmål om bogføringsloven

Skal min webshop bruge et godkendt bogføringssystem?

Er din virksomhed omfattet af kravet om digital bogføring, skal bogføringen ske i et system, der opfylder kravene. I praksis er det et standardsystem registreret hos Erhvervsstyrelsen eller en løsning, der selv lever op til kravene.

Er WooCommerce et bogføringssystem?

Nej. Shoppen er kilden til salgsdata. Bogføringen og bilagsopbevaringen sker i regnskabssystemet, og integrationen binder de to sammen automatisk.

Hvor længe skal bilag gemmes?

Som hovedregel i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører – digitalt og med sikkerhedskopi. Spørg din revisor, hvis du er i tvivl om særlige tilfælde.

Hvad gør jeg med bilag, når jeg skifter regnskabssystem?

Opbevaringspligten fortsætter. Eksportér registreringer og bilag fra det gamle system i et læsbart format, eller sørg for fortsat adgang til det, og lav en stikprøve, før det gamle abonnement opsiges.