Kort svar: Bogføringsloven kræver nu digital bogføring: transaktioner skal registreres og bilag opbevares digitalt i et bogføringssystem, der lever op til kravene – i praksis et af de registrerede standardsystemer (e-conomic, Dinero, Billy m.fl.) eller et specialsystem, der selv opfylder kravene. Kravene er indfaset over flere år og omfatter i dag også de fleste mindre virksomheder med reel omsætning. For webshoppen betyder det: ordrer, gebyrer og udbetalinger skal ende som digitale posteringer med bilag – og den sikreste vej er en automatisk integration mellem shop og regnskabssystem.
Den nye bogføringslov flyttede bogføringen fra ringbind og regneark til godkendte digitale systemer – og for webshops er det reelt en gave: jeres data ER allerede digitale, så opgaven er at få dem til at flyde automatisk og komplet ind i regnskabet. Her er kravene oversat til webshop-drift, og opsætningen der gør compliance til et biprodukt af god automatisering.
Kontrolramme: Vejledning pr. september 2026. Indfasningstrin, tærskler og systemkrav justeres – tjek Erhvervsstyrelsens vejledninger for din virksomhedstype, og lad revisor godkende opsætningen. Dette er ikke juridisk rådgivning.
Kernen er tre pligter: (1) digital registrering af alle transaktioner, (2) digital opbevaring af registreringer OG bilag i 5 år, med automatisk sikkerhedskopi – og (3) at det sker i et digitalt bogføringssystem, der opfylder kravene: standardsystemer er registreret hos Erhvervsstyrelsen, mens egne/udenlandske løsninger skal opfylde kravene på egen hånd. „Bilag i en skotøjsæske“ og „regnskab i Excel“ er dermed fortid for de omfattede – bilaget skal ligge digitalt, koblet til posteringen.
Kravene er indfaset ad flere omgange: først selskaber med pligt til årsrapport, siden personligt ejede virksomheder over en omsætningstærskel – så i dag er langt de fleste aktive webshops omfattet, uanset selskabsform. Er du i tvivl om netop din status (nystartet, under tærsklen, særlig branche), så få det afklaret hos Erhvervsstyrelsen eller revisor frem for at antage dig fri – og husk, at kravet følger virksomheden, ikke webshop-platformen: det er DIN bogføring, der skal være digital, ikke WooCommerce i sig selv.
En webshops transaktionsspor består af mere end ordrer: salgsordrer/fakturaer (bilag pr. salg), gatewayens udbetalingsrapporter (broen mellem salg og bank – jf. afstemningsguiden), gebyrbilag fra betalingsudbyder og gebyrguidens momssondringer, fragtfakturaer, refusioner og kreditnotaer (refusionsguiden) samt gavekort og forudbetalinger med deres særlige bogføring. Alt det skal ende digitalt i systemet – automatisk, ikke som månedlige slæb af PDF’er.
Standardopskriften: et registreret regnskabssystem + en integration fra WooCommerce, der overfører ordrer, kreditnotaer og gerne gateway-udbetalinger med korrekte momskoder – plus automatisk bilagsindhentning fra betalings- og fragtudbydere, hvor det findes. Så opstår bilagene digitalt, posteres automatisk og opbevares efter reglerne som biprodukt. Resten er tilsyn: den månedlige afstemning og et kvartalstjek af, at integrationen stadig dækker alle strømme – nye betalingsmetoder og salgs-kanaler skal med ind i flowet, når de tilføjes.
Excel som bogføring: regneark kan være arbejdsværktøj, men ikke systemet, der opfylder lovens krav. Bilag kun hos leverandøren: gatewayens portal gemmer rapporter – men opbevaringspligten er din; hent dem ind i systemet. Slettede shopdata: ordrer i WooCommerce er en KILDE, ikke arkivet – arkivet er regnskabssystemet, så GDPR-sletning i shoppen og bogføringens 5-års-pligt kan sameksistere. Papirkvitteringer i skuffen: indkøbsbilag fotograferes/uploades straks – digital opbevaring gælder også dem. Få revisoren til at blåstemple hele flowet én gang – derefter passer det sig selv.
Den gode nyhed ved bogføringslovens digitale krav er, at moderne webshop-opsætninger stort set opfylder dem AF SIG SELV – hvis integrationskæden er sat rigtigt op: ordrer flyder automatisk fra shoppen til et registreret digitalt bogføringssystem, bilagene følger med som filer, og systemet tager sikkerhedskopierne. Din opgave er at lukke hullerne UDEN OM automatikken: manuelle ordrer og kreditnotaer, gebyrbilag fra gateways og fragtplatforme, og kontanthåndtering hvis du også sælger fysisk – få dem ind i systemet i samme rytme som resten.
Sæt én årlig kontrol med revisoren eller bogholderen: kan vi finde et vilkårligt bilag fra 1., 3. og 5. år tilbage på fem minutter? Kan-vi-finde-det-testen er hele lovens ånd kogt ned – og består I den, er også skattekontrol og salgsmodning (due diligence) pludselig udramatiske øvelser.
Er din virksomhed omfattet af digital bogføringspligt (i dag de fleste med reel omsætning), skal bogføringen ske i et system, der opfylder kravene – i praksis et registreret standardsystem eller en løsning, der selv lever op til dem.
Nej – shoppen er kilden til salgsdata. Bogføringen og bilagsopbevaringen sker i regnskabssystemet; integrationen binder de to sammen automatisk.
Som hovedregel 5 år fra regnskabsårets udløb – digitalt og med sikkerhedskopi. Enkelte områder har længere frister; spørg revisor ved tvivl.
