Forudbetaling og depositum: sådan håndterer du det i WooCommerce

Kort svar: Forudbetaling og depositum bruges, når varen først produceres, bestilles hjem eller reserveres – møbler på bestilling, events, specialvarer og større B2B-ordrer. I WooCommerce løses det med et deposit- eller delbetalingsplugin, med to fakturaer (depositum og restbeløb) eller med et gemt kort, hvor resten trækkes senere. Aftal alt skriftligt: beløb, hvad depositummet dækker, hvornår resten forfalder, og hvad der sker ved afbestilling. Forbrugerens fortrydelsesret forsvinder ikke, fordi der er betalt et depositum, og moms på en forudbetaling forfalder som hovedregel, når pengene modtages.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

Ikke alle handler passer til „betal det hele nu“. Sælger du bestillingsvarer, events, kurser eller større B2B-leverancer, binder fuld forudbetaling kunderne unaturligt hårdt – og ingen betaling overhovedet flytter hele risikoen over på dig. Depositum er mellemvejen, og den kan sagtens køre pænt i WooCommerce.

Her er modellerne, teknikken og de aftalevilkår, der skal på plads. Guiden giver de praktiske rammer; konkrete spørgsmål om moms, bogføring og forbrugerret bør afklares med din revisor eller juridiske rådgiver.

Hvornår giver depositum mening?

Depositum hører hjemme, hvor du påtager dig en omkostning, før kunden får varen:

• specialproduktion eller tilpasning efter kundens mål
• hjemtagelse af varer, du ikke kan returnere til leverandøren
• reservation af en dato eller kapacitet (fotografer, udlejning, events, kurser)
• lange leveringstider, hvor du binder lager eller produktion

Beløbet bør afspejle din reelle risiko – mange lægger sig i omegnen af 20–50 % – og ikke bare være en vane. For standardvarer på lager er depositum unødig friktion; dér er almindelig betaling i checkout det rigtige valg.

Tre modeller i WooCommerce

Model	Sådan virker den	Passer til	Vær opmærksom på
Deposit-plugin	Kunden betaler en del i checkout; resten opkræves senere via betalingslink	Selvbetjent salg til private i større omfang	Samspil med gateway, refusioner og ordrestatus
To fakturaer	Depositumfaktura ved aftale, restfaktura ved levering	B2B, håndværk og projekter	Manuel opfølgning, hvis det ikke automatiseres
Gemt kort med senere træk	Kortet gemmes som token; restbeløbet trækkes ved afsendelse	Bestillingsvarer med kendt leveringsdato	Gatewayen skal understøtte merchant-initierede træk

1. Deposit-plugin

Kunden betaler fx 30 % i checkout; ordren står som delvist betalt, og restbeløbet opkræves senere via et betalingslink eller en ny ordre knyttet til den første. Modellen passer, når flowet skal være selvbetjent og kunne skalere. Tjek, at pluginnet spiller sammen med din gateway – især ved refusioner – og at det kan sende påmindelser om restbetalingen automatisk.

2. To fakturaer

Klassikeren til B2B og håndværk: depositumfaktura ved aftale, restfaktura ved levering – begge fra regnskabssystemet, gerne automatisk via integrationen til regnskabet. Modellen er robust, let at revidere og uden afhængighed af et ekstra plugin. Til erhvervskunder hænger den naturligt sammen med faktura og EAN-betaling.

3. Gemt kort med senere træk

Kortet gemmes som token ved bestillingen, og restbeløbet trækkes ved afsendelse. Det er glat for kunden, men kræver, at gatewayen understøtter merchant-initierede træk korrekt under SCA-reglerne, og at beløb og tidspunkt er tydeligt aftalt. Se afsnittet om tokens i abonnementsguiden.

En ren reservation af beløbet på kortet (autorisation uden træk) er sjældent en løsning ved lange leveringstider, fordi autorisationer udløber efter en periode, som afhænger af kortudsteder og indløser. Ved leveringstider på mere end et par dage er et gemt kort eller to separate betalinger mere driftssikkert.

Vilkårene, der skal være aftalt

• Beløb og formål: hvad dækker depositummet – reservation, materialer eller opstart?
• Forfald: hvornår betales resten – ved afsendelse, levering eller på en bestemt dato?
• Afbestilling: hvad sker der med depositummet ved aflysning fra hver side? Vær fair og konkret.
• Fortrydelsesret: fortrydelsesretten ved fjernsalg til forbrugere gælder uanset depositum. Specialfremstillede varer kan være undtaget, men undtagelsen skal oplyses klart før købet. Se reglerne om fortrydelsesret.
• Skriftlighed: alle punkter skal stå i ordrebekræftelsen og handelsbetingelserne – mundtlige depositumaftaler er dem, der ender i tvister.

Et depositum kan ikke bruges til at omgå fortrydelsesretten. Fortryder en forbruger et køb, der er omfattet af fortrydelsesret, skal alle indbetalte beløb – også depositummet – som udgangspunkt tilbagebetales inden for lovens frist.

Restbetalingen: påmindelser og manglende betaling

Restbeløbet er der, hvor pengene glemmes – oftest af travlhed, ikke af ond vilje. Automatisér påmindelserne:

1. Send betalingslink eller faktura, når varen er klar, eller et fast antal dage før levering.
2. Send en venlig påmindelse efter få dage.
3. Følg den konsekvens, der står i vilkårene – fx at leveringen tilbageholdes, eller at en reserveret dato frigives.

Udløser manglende restbetaling en annullering, skal depositummet håndteres efter det aftalte. Refusioner af delbetalte ordrer skal fordeles rigtigt mellem depositum og restbetaling, så gateway, ordre og regnskab stemmer – se guiden om refusioner.

Moms og bogføring

Hovedreglen i momsloven er, at momsen på en forudbetaling forfalder, når betalingen modtages – forudsat at det er tydeligt, hvilken vare eller ydelse betalingen vedrører. Depositummet skal altså som udgangspunkt momsafregnes ved indbetalingen, ikke først ved levering. Reglen er beskrevet i Skattestyrelsens juridiske vejledning (momslovens § 23, stk. 3).

Bogfør depositummet som forudbetaling fra kunden på ordren, så afstemningen kan følge både delbetalingen og restbetalingen til samme ordre. Som ved gavekort gælder: få din revisor til at godkende opsætningen én gang, så kører den derefter automatisk.

Kommunikationen: gør betingelserne umulige at misforstå

Forudbetaling og depositum giver især konflikter ét sted: når kunden først opdager betingelserne bagefter. Sørg derfor for, at tre ting fremgår før købet – på produktsiden, i kurven og i ordrebekræftelsen:

• hvor meget der betales nu, og hvornår resten forfalder
• hvad der sker ved afbestilling – hvor meget der refunderes, og indtil hvornår
• hvornår og hvordan restbeløbet trækkes eller faktureres

Skriv det i almindeligt sprog – „du betaler 30 % nu; resten 14 dage før levering; afbestiller du senest …“ – og gentag det i mailen. Vis gerne både depositum og samlet pris tydeligt i kurven, så kunden ikke tror, at depositummet er hele prisen.

Driften: lad systemet holde styr på restbeløbene

Sæt systemet op til at passe restbetalingerne selv: automatiske påmindelser før forfald, klar besked ved manglende betaling og en fast intern regel for, hvornår en ordre sættes på pause. Manuel opfølgning på restbeløb er den slags administration, der vokser stille, og automatikken gør samtidig oplevelsen mere professionel for kunden.

Lav også en fast rapport over åbne restbeløb, så du kan se, hvor meget der er udestående, og hvilke ordrer der nærmer sig forfald. Husk endelig, at refusionsflowet skal kunne håndtere delbetalte ordrer pænt, når en kunde gør brug af sin fortrydelsesret. Planlagte påmindelser kræver, at sitets planlagte opgaver kører stabilt – se guiden om forfaldne planlagte handlinger i WooCommerce.

Læs også

• Hub: Betalinger i danske webshops
• B2B-betaling i WooCommerce: faktura og EAN-nummer
• Refusioner og delrefusioner i WooCommerce
• Abonnementsbetalinger i WooCommerce
• Fortrydelsesret i webshoppen
• WooCommerce hosting hos Hostious – LiteSpeed og NVMe, daglig backup og dansk support døgnet rundt

Ofte stillede spørgsmål om forudbetaling og depositum

Hvor stort må et depositum være?

Der er ikke én fast grænse. Lad beløbet afspejle din reelle risiko – mange bruger 20–50 %. Et depositum, der reelt er fuld forudbetaling, mister sin pointe og kan skræmme kunder væk.

Mister kunden fortrydelsesretten ved depositum?

Nej. Fortrydelsesretten ved fjernsalg gælder uanset betalingsform. Specialfremstillede varer kan være undtaget, men undtagelsen skal oplyses klart før købet.

Skal der moms på depositummet med det samme?

Som hovedregel ja. Momsen på forudbetalinger forfalder, når betalingen modtages, hvis det er klart, hvilken vare eller ydelse den vedrører. Afklar din konkrete opsætning med revisor.

Kan jeg bare reservere beløbet på kundens kort og trække det senere?

Kun ved korte leveringstider. En kortautorisation udløber efter en periode, der afhænger af kortudsteder og indløser, så ved længere leveringstider er et gemt kort med aftalt senere træk eller to separate betalinger mere driftssikkert.

Hvad gør jeg, hvis kunden ikke betaler restbeløbet?

Følg de vilkår, I har aftalt: send påmindelser, tilbagehold leveringen, og annullér om nødvendigt ordren efter de aftalte regler for depositummet. Derfor skal konsekvensen stå tydeligt i handelsbetingelserne, før kunden køber.