Kort svar: Forudbetaling og depositum bruges, når varen først produceres, bestilles hjem eller reserveres – møbler på bestilling, events, specialvarer, B2B-ordrer. I WooCommerce løses det med et deposit-/delbetalings-plugin eller med to fakturaer (depositum + restbeløb). Aftal alt skriftligt: beløb, hvad depositummet dækker, hvornår resten forfalder, og hvad der sker ved afbestilling – og husk, at forbrugerens fortrydelsesret ikke forsvinder, fordi der er lagt et depositum.
Ikke alle handler passer til „betal det hele nu“. Sælger du bestillingsvarer, events, kurser eller større B2B-leverancer, binder fuld forudbetaling kunderne unaturligt hårdt – og ingen betaling overhovedet flytter hele risikoen over på dig. Depositum er mellemvejen, og den kan sagtens køre pænt i WooCommerce. Her er modellerne, teknikken og de aftalevilkår, der skal på plads.
Depositum hører hjemme, hvor du påtager dig en omkostning, før kunden får varen: specialproduktion, hjemtagelse af varer uden returmulighed hos leverandøren, reservation af en dato (fotografer, udlejning, events) eller lange leveringstider. Beløbet bør afspejle din reelle risiko – typisk 20-50 % – og ikke bare være en vane. For standardvarer på lager er depositum unødigt friktion: dér vinder almindelig betaling i checkout.
1. Deposit-plugin. Kunden betaler fx 30 % i checkout; ordren står som delvist betalt, og restbeløbet opkræves senere via betalingslink. Bedst, når flowet skal være selvbetjent og skalerbart. Tjek, at pluginnet spiller sammen med din gateway – især ved refusioner.
2. To fakturaer. Klassikeren til B2B og håndværk: depositumfaktura ved aftale, restfaktura ved levering – begge fra regnskabssystemet, gerne automatisk via integrationen. Robust, revisionsvenligt og uden plugin-afhængighed.
3. Gemt kort med senere træk. Kortet gemmes som token ved bestilling, og restbeløbet trækkes ved afsendelse. Glat for kunden, men kræver at gatewayen understøtter merchant-initierede træk korrekt (SCA!), og at beløb/tidspunkt er tydeligt aftalt – se token-afsnittet i abonnementsguiden.
Restbeløbet er der, hvor pengene glemmes – af kunden, ikke af ond vilje. Automatisér påmindelserne: betalingslink når varen er klar, venlig rykker efter få dage, og en klar konsekvens i vilkårene (leveringen tilbageholdes, datoen frigives). Udløser manglende restbetaling en annullering, skal depositum-håndteringen følge det aftalte – og refusioner af delbetalte ordrer skal deles rigtigt mellem depositum og restbetaling, som beskrevet i refusionsguiden.
Hovedreglen er, at momsen på en forudbetaling forfalder, når betalingen modtages – depositummet skal altså momsafregnes ved indbetaling, ikke først ved levering. Bogfør depositum som forudbetaling på ordren, så afstemningen kan følge både delbetalingen og restbetalingen til samme ordre. Og som ved gavekort: få din revisor til at nikke til opsætningen én gang – så kører den derefter automatisk.
Forudbetaling og depositum giver kun konflikter ét sted: når kunden først opdager betingelserne bagefter. Sørg derfor for, at tre ting fremgår FØR købet – på produktsiden, i kurven og i ordrebekræftelsen: hvor meget betales nu og hvornår resten forfalder; hvad der sker ved afbestilling (hvor meget refunderes, indtil hvornår); og hvornår restbeløbet trækkes eller faktureres. Skriv det i ét almindeligt sprog – „du betaler 30 % nu; resten 14 dage før levering; afbestiller du senest …“ – og gentag det i mailen.
Sæt også systemet op til at passe restbetalingerne selv: automatiske påmindelser før forfald, klar besked ved manglende betaling, og en fast intern regel for, hvornår en ordre sættes på pause. Manuel opfølgning på restbeløb er præcis den slags administration, der vokser stille, indtil den æder en arbejdsdag om ugen – og automatikken gør samtidig oplevelsen mere professionel for kunden. Husk endelig fortrydelsesretten: forudbetaling ændrer ikke på kundens rettigheder ved fjernsalg, så refusionsflowet skal kunne håndtere også delbetalte ordrer pænt.
Der er ikke én fast grænse – lad beløbet afspejle din reelle risiko, typisk 20-50 %. Et depositum, der reelt er fuld forudbetaling, mister sin pointe og skræmmer kunder væk.
Nej – fortrydelsesretten ved fjernsalg gælder uanset betalingsform. Specialfremstillede varer kan være undtaget, men undtagelsen skal oplyses klart før købet.
Som hovedregel ja – momsen på forudbetalinger forfalder ved modtagelsen af betalingen. Afklar din konkrete opsætning med revisor.
