Kort svar: Ordrebekræftelsen skal sendes straks efter køb og indeholde det, kunden og loven forventer: hvad der er købt (varer, antal, priser inkl. moms), hvad der er betalt og hvordan, leveringsmåde og forventet tid, sælgers fulde oplysninger – og information om fortrydelsesretten. Den er samtidig dit vigtigste antisvindel- og antichargeback-dokument. Test, at den faktisk kommer frem (SPF/DKIM/DMARC!), for en ordrebekræftelse i spam er næsten værre end ingen.
Ordrebekræftelsen er den mest læste mail, din shop nogensinde sender – åbningsrater ligger skønsmæssigt tre-fire gange over nyhedsbreve. Alligevel får den ofte mindst opmærksomhed: standardskabelon, manglende oplysninger, og ingen har testet, om den overhovedet lander i indbakken. Her er kravene, indholdet og de detaljer, der sparer supporten for de fleste „hvor er min ordre?“-mails.
Tre dokumenter, tre roller: Ordrebekræftelsen bekræfter aftalen her og nu. Kvitteringen dokumenterer betalingen. Fakturaen er regnskabsdokumentet med fortløbende nummer – den, erhvervskunder og bogholderiet skal bruge. I praksis samler mange B2C-shops de to første i én mail, og det er fint; men sælger du B2B, skal der en rigtig faktura ud – lad den komme fra regnskabssystemet via integrationen, så nummerserien er ubrudt og momsen bogført rigtigt.
WordPress sender som standard mails direkte fra webserveren – en klassisk vej til spammappen. Send ordremails via en autentificeret SMTP-forbindelse, og sørg for at SPF, DKIM og DMARC er sat rigtigt op for dit domæne; se guiden om WordPress-mails i spam og SPF/DKIM/DMARC-guiden. Og hold øje: sender shoppen pludselig ingen ordremails, er det oftest et symptom på noget større – tjek fejlfindingsguiden. På mail hosting hos Hostious er autentifikationen på plads fra start.
De bedste ordrebekræftelser svarer på kundens næste tre spørgsmål, før de stilles: Hvornår kommer den? (konkret leveringsinterval, ikke „snarest“), hvad gør jeg, hvis noget er galt? (direkte svar-adresse eller telefonnummer – ikke noreply@), og hvad sker der nu? („du får en mail med track & trace, når pakken afsendes“). Genkendeligt afsendernavn og samme betalingsnavn som på kontoudtoget forebygger desuden chargebacks. Og drop den grafiske overpyntning: en hurtig, letlæselig mail slår et tungt nyhedsbrevs-design hver gang.
Under WooCommerce → Indstillinger → E-mails styrer du skabeloner, afsendernavn og -adresse. Tilføj de manglende lovpligtige elementer (CVR, betingelses-link, fortrydelsesinformation) i skabelonen – én gang, så følger det med i alle ordremails. Test hele kaskaden efter ændringer: ny ordre, gennemført ordre, refunderet ordre. Og send en testordre til både Gmail, Outlook og en firmaadresse – leverbarhed skal måles, ikke antages. Brug testkøbs-tjeklisten, hver gang der røres ved betalinger eller mails.
Ordrebekræftelser har en farlig egenskab: de sendes automatisk, så ingen i firmaet SER dem i månedsvis – og så opdages det ved en tilfældighed, at beløbene står forkert efter momsopdateringen, eller at mailen lander i spam hos halvdelen af kunderne. Sæt derfor en fast rutine: ét testkøb hvert kvartal (og efter hver større opdatering), hvor du læser HELE mailen som kunde – beløb, moms, fragt, betingelser, links – og tjekker, at den ankommer til både Gmail og Outlook uden omveje.
Hold samtidig øje med leveringsevnen teknisk: korrekt SPF/DKIM på afsenderdomænet, en afsenderadresse på JERES domæne (aldrig gratis-mail), og et emne, der siger hvad mailen er („Ordrebekræftelse #1234“) uden salgsstøj. Og gør bekræftelsen NYTTIG ud over pligten: forventet leveringstid, link til ordrestatus og ét sted at henvende sig – det er den mail, kunden faktisk leder efter tre dage senere, så lad den svare på spørgsmålene, før de bliver til supporthenvendelser.
Du har pligt til at bekræfte aftalen på et varigt medie og give en række oplysninger – herunder om fortrydelsesretten – senest ved levering. I praksis løses det med ordrebekræftelsesmailen straks efter køb.
Ordrebekræftelsen bekræfter købsaftalen; fakturaen er regnskabsdokumentet med fortløbende nummer. B2C klarer sig ofte med bekræftelse + kvittering; B2B-kunder skal have en rigtig faktura.
Oftest fordi de sendes uautentificeret fra webserveren. Send via SMTP med korrekt SPF, DKIM og DMARC for dit domæne – så løser problemet sig i langt de fleste tilfælde.
