Kort svar: Betalingerne løber gennem tre systemer – shoppen (ordrer), gatewayen (transaktioner og udbetalinger) og banken (indbetalinger) – og afstemning er at få dem til at stemme. Nøglen er udbetalingsrapporten fra gatewayen: den viser, hvilke ordrer der ligger i hvilken bankudbetaling, minus gebyrer og refusioner. Bogfør via en mellemregningskonto pr. gateway, sæt en fast månedsrutine (eller lad regnskabsintegrationen gøre det dagligt), og jagt kun differencer én gang – når de er nye.
Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026
„Der står 14.582 kr. i banken, men shoppen siger 15.114 – hvor er resten?“ Det spørgsmål (her med opdigtede tal) koster webshopejere og bogholdere mange timer. Svaret er næsten altid gebyrer, forskudte udbetalingsdage og refusioner – men kun en systematisk afstemning kan vise det.
Her er rutinen, der gør afstemningen til et overskueligt månedligt tjek i stedet for en årlig jagt.
Vigtigt: Ret aldrig en ordre eller en postering „så det passer“, før du har fundet årsagen. En tilpasset ordrestatus eller en udligningspostering uden forklaring skjuler fejlen – og den dukker op igen, typisk når revisoren spørger. Notér altid, hvad du har fundet, og hvorfor du har rettet.
De tre systemer, der skal stemme
WooCommerce tæller ordrer med status og beløb – men ved intet om gebyrer og udbetalinger. Gatewayen kender hver transaktion, hvert gebyr og hver udbetaling – men ikke din bogføring. Banken ser kun samlede indbetalinger: én udbetaling kan dække flere dages salg minus gebyrer og refusioner.
Afstemningens opgave er at binde de tre sammen, så hver bankpostering kan forklares ned på ordreniveau – både for din egen skyld og for bogføringslovens.
Udbetalingsrapporten er nøglen
Seriøse gateways kan eksportere en udbetalingsrapport (settlement- eller payout-rapport): hvilke transaktioner indgik i en given udbetaling, hvad var brutto, hvad blev trukket i gebyr, og hvad var refusioner. Den rapport er broen mellem bank og shop – uden den afstemmer du i blinde.
Gør den til fast dokumentation: én mappe (eller én integration) pr. måned, så revisoren ikke skal bede om noget. Kan din gateway ikke levere en brugbar udbetalingsrapport, er det i sig selv et argument i gateway-valget.
Bogfør via en mellemregningskonto
Den mest robuste metode er at give hver gateway sin egen mellemregningskonto i regnskabet. Salget bogføres på kontoen, når ordren er betalt; gebyrer og refusioner trækkes fra; og når udbetalingen lander i banken, flyttes beløbet fra mellemregningen til bankkontoen.
Regneeksempel med runde, fiktive tal for én udbetaling:
| Post | Beløb |
|---|---|
| Salg i perioden (brutto) | 10.000 kr. |
| Refusion modregnet | −400 kr. |
| Gebyrer trukket | −150 kr. |
| Udbetalt til banken | 9.450 kr. |
Når alt er bogført, skal saldoen på mellemregningskontoen svare præcis til de beløb, gatewayen endnu ikke har udbetalt – fx weekendens salg, der først kommer ind i næste uge. Står der noget andet, ved du, at der er en difference, og hvor du skal lede. Spørg din bogholder eller revisor, hvordan kontoen skal sættes op i netop jeres kontoplan.
1. Træk tre tal for samme periode
Træk gennemførte og refunderede ordrer i WooCommerce, bruttotransaktioner i gatewayen og indbetalinger fra gatewayen i banken – alle for præcis samme periode. Vær opmærksom på tidszoner: gatewayens rapport kan bruge et andet tidspunkt for døgnskiftet end shoppen.
2. Match gateway mod bank
Hver udbetaling i gatewayens rapport skal ramme en bankpostering på øren. Gør den ikke, er differencen ofte en udbetaling, der først lander i næste måned, eller to udbetalinger, banken har samlet.
3. Match gateway mod WooCommerce
Kig efter to lister: transaktioner uden ordre (dobbeltbetalinger eller betalinger på slettede ordrer) og ordrer uden transaktion (manuelt markeret som betalt eller betalt ad anden vej). Det er her, de reelle fejl gemmer sig.
4. Bogfør gebyrerne
Bogfør gebyrerne som omkostning, måned for måned, så din effektive gebyrprocent kan følges over tid. Momsbehandlingen af gebyrer er gennemgået i overblikket over moms på gebyrer og fragt.
5. Notér differencerne
Skriv én linje pr. difference med forklaring og eventuel rettelse. Næste måned genkender du mønstrene på få sekunder – og du har dokumentationen klar, hvis nogen spørger.
De klassiske differencer – og hvor du finder dem
Tjek i denne rækkefølge, så finder du typisk årsagen på minutter i stedet for timer:
| Difference | Typisk forklaring | Hvor du ser det |
|---|---|---|
| Periodeforskydning | Salget ligger i én måned, udbetalingen i den næste (fx weekendsalg) | Udbetalingsrapportens datoer |
| Gebyrer | Trukket før udbetaling, men ikke bogført | Gebyrkolonnen i udbetalingsrapporten |
| Refusioner | Modregnet i en senere udbetaling uden egen bankpostering | Udbetalingsrapport og ordrenoter – se refusionsguiden |
| Chargebacks | Tilbageført beløb, ofte med gebyr | Gatewayens indsigelsesoversigt – se chargeback-guiden |
| Manuelt ændrede ordrer | En ordre sat til gennemført uden betaling | Ordrer uden transaktions-ID |
| Gavekort og depositum | Bogføres anderledes end almindeligt salg | Ordrer med gavekort- eller delbetaling |
Vokser differencerne, eller kommer de igen hver måned, er det ikke et regnskabsproblem, men et opsætningsproblem: så er det integrationens eller gatewayens indstillinger, der skal justeres – ikke bogholderens tålmodighed.
Flere gateways, valuta og udbetalingsrytme
Mange shops har mere end én betalingsløsning: kort via én udbyder, MobilePay via en anden og Klarna via en tredje. Hver løsning har typisk sin egen udbetalingsrytme og sin egen rapport. Giv hver sin mellemregningskonto, og afstem dem hver for sig – en samlet afstemning af „alle betalinger“ gør differencerne umulige at placere.
Sælger du i flere valutaer, så notér, om gatewayen veksler før udbetaling, og hvilken kurs der er brugt. Kursdifferencer er en selvstændig postering, ikke en fejl. Guiden om flere valutaer i checkout uddyber.
Dokumentation og opbevaring
Udbetalingsrapporter, gebyrspecifikationer og din differenceliste er en del af regnskabsmaterialet. Efter bogføringsloven skal regnskabsmateriale som udgangspunkt opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. Se Erhvervsstyrelsens vejledning for de præcise krav til opbevaring og digitale bogføringssystemer, og hent rapporterne løbende – ikke alle gateways gemmer historik i ubegrænset tid.
Automatisér med regnskabsintegration
Fra nogle få ordrer om dagen kan manuel afstemning betale sig at slippe af med. En integration mellem WooCommerce og regnskabssystemet bogfører salg, gebyrer og udbetalinger løbende og kan matche bankposteringerne automatisk. Så bliver månedsrutinen et tilsyn frem for et arbejde.
Hold øje med, at integrationen faktisk kører – en fejlet synkronisering opdages bedst efter en dag, ikke efter et kvartal; se guiden om overvågning af automatiseringer. Integrationer og callbacks forudsætter en shop, der svarer stabilt, så både server og plugins bør holdes opdaterede.
Målet er ikke perfektion hver dag, men vished hver måned: at differencer opdages af jer – ikke af revisoren ved årsafslutningen.
Læs også
- Hub: Betalinger i danske webshops
- WooCommerce og e-conomic
- Betalingsgebyrer sammenlignet
- Moms på gebyrer og fragt
- Bogføringsloven og din webshop
- WooCommerce serviceaftale – opdateringer, backup og overvågning af shoppen på abonnement
Ofte stillede spørgsmål om afstemning
Hvorfor stemmer bankindbetalingen ikke med dagens salg?
Fordi udbetalingen typisk dækker flere dages salg minus gebyrer og refusioner – og fordi weekendsalg udbetales forskudt. Gatewayens udbetalingsrapport viser præcis, hvad der indgik.
Hvor ofte skal jeg afstemme betalinger?
Med regnskabsintegration: løbende, med et månedligt tilsyn. Manuelt: mindst én gang om måneden – og altid før momsafregning.
Hvilken rapport skal jeg bruge fra min gateway?
Udbetalings- eller settlement-rapporten: den kobler transaktioner, gebyrer og refusioner til hver enkelt bankudbetaling. Det er broen mellem shop og bank.
Hvad er en mellemregningskonto for en gateway?
En konto i regnskabet, hvor salget bogføres, til gatewayen udbetaler det. Gebyrer og refusioner trækkes fra, og udbetalingen flyttes til banken. Saldoen skal svare til det, gatewayen endnu ikke har udbetalt.
Skal jeg jagte en difference på få kroner?
Ja, første gang. Små differencer skyldes ofte afrunding, valutakurser eller et gebyr, der er bogført forkert, og de gentager sig. Når årsagen er fundet og noteret, er den rutine næste gang.
Udgivet 2. september 2026Opdateret 3. oktober 2026Fagligt gennemgået 2. oktober 2026