Kort svar: Gavekort i WooCommerce kræver et dedikeret gavekort-plugin (rabatkuponer er IKKE gavekort), styr på momsen – om den skal afregnes ved salget eller først ved indløsningen afhænger af, om kortet kun kan bruges til varer med samme momsbehandling – og en fast proces for delindløsning, udløb og refusioner. Bogfør solgte gavekort som gæld til kunden, ikke som omsætning – først når kortet bruges, er salget reelt.
Gavekort er fantastisk forretning – forudbetalt omsætning, nye kunder, og en del bliver aldrig indløst. Men de er også det sted i shop-økonomien, hvor flest tager fejl af moms og bogføring, og hvor et forkert værktøjsvalg (kupon-modulet!) skaber rod, der er svært at rydde op i. Her er den rigtige opsætning fra start.
Kontrolramme: Momsreglerne for vouchere afhænger af kortets anvendelse og kan ændre sig – brug denne guide som overblik, og afklar din konkrete opsætning med revisor eller Skattestyrelsens vejledninger, før du sælger første gavekort.
WooCommerce’ indbyggede kuponer er rabatter: de kan ikke købes, har ingen saldo og efterlader intet revisionsspor. Et gavekort er det modsatte – et forudbetalt tilgodehavende med kode, saldo og historik. Brug derfor et dedikeret gavekort-plugin, der kan: sælge kortet som produkt, generere unik kode, holde saldo ved delindløsning, sende kortet pånt til modtageren (gerne tidsstyret til fødselsdagen) og vise historikken pr. kort. Kupon-„gavekort“ ender altid som supportsager og bogføringsrod.
EU’s voucher-regler skelner mellem to slags: Enkeltformålsvouchere – hvor moms-behandlingen ligger fast allerede ved salget (typisk: kortet kan kun bruges i din danske shop til varer med 25 % moms) – her afregnes momsen, når kortet sælges. Flerformålsvouchere – hvor momsen ikke kan afgøres på forhånd (fx brug i flere lande eller til varer med forskellig momsbehandling) – her afregnes momsen først ved indløsningen. For en almindelig dansk webshop er gavekortet oftest enkeltformåls – men konklusionen skal være din revisors, ikke pluginnets standardindstilling. Sæt pluginnet op, så det matcher den valgte model, og dokumentér valget.
Sæt en klar gyldighed på kortet og skriv den både på kortet og i handelsbetingelserne – forbrugerens krav på tilgodehavender rækker langt, så vær rundhåndet frem for smålig: tre års gyldighed er et almindeligt og trygt valg. Husk også fortrydelsesretten på selve gavekortkøbet, og gør det nemt at tjekke saldo – hver saldo-henvendelse, supporten slipper for, er sparet tid.
Et solgt gavekort er penge, du skylder kunden varer for – bogfør det som forudbetaling/gæld, og flyt først beløbet til omsætning ved indløsning (momsen følger modellen ovenfor). Sørg for, at din regnskabsintegration håndterer gavekortlinjer korrekt i begge ender – både som solgt produkt og som betalingsmiddel – og afstem gavekort-saldoen (udestående gæld) mod pluginnets samlede restsaldo én gang i kvartalet, som del af den faste afstemning. Uindløste, udløbne kort indtægtsføres efter jeres regler – endnu et punkt til revisorsnakken.
Når teknikken og bogføringen er på plads, er gavekortet også et salgsværktøj: læg det synligt i shoppen op til december, Mors Dag og dimissioner, tilbyd virksomheder gavekort i bundter til medarbejdergaver (husk fakturaen – se B2B-guiden), og sæt en automatisk påmindelse op til modtagere med restsaldo et par måneder før udløb. Det sidste er både god stil og god forretning: en kunde, der bruger sin restsaldo, lægger næsten altid selv penge oveni – og en, der opdager et udløbet kort, skriver en sur anmeldelse.
Et sidste driftstip: kør en kvartalsvis rapport over udestående gavekortsaldi, og afstem den med regnskabet – så er både forpligtelsen og momshåndteringen altid ajour, og ingen bliver overrasket, når gamle kort indløses længe efter købet.
Nej – kuponer er rabatter uden saldo, købsflow og revisionsspor. Brug et dedikeret gavekort-plugin med koder, saldohistorik og delindløsning.
Ved salget, hvis momsbehandlingen ligger fast på forhånd (enkeltformålsvoucher – det typiske for en dansk shop); ellers først ved indløsningen (flerformåls). Afklar modellen med din revisor.
Sæt en klar frist i vilkårene og vær rundhåndet – tre år er et almindeligt, trygt valg. Skriv gyldigheden på kortet og i handelsbetingelserne.
