Kort svar: B2B-kunder betaler anderledes: mange vil have faktura med betalingsfrist i stedet for kort, og offentlige kunder skal have elektronisk faktura via deres EAN-/GLN-nummer. I WooCommerce løses det med en fakturabetalingsmetode (evt. med kreditkontrol), felter til CVR- og EAN-nummer i checkout og et regnskabs- eller e-fakturerings-system, der kan sende via NemHandel/Peppol. Sælger du til det offentlige, er e-faktura ikke et tilvalg – det er et krav.
Webshops, der åbner for erhvervskunder, opdager hurtigt, at B2B ikke bare er B2C med CVR-nummer. Indkøberen har ikke firmakortet, bogholderiet kræver faktura med reference, og kommunen afviser alt, der ikke lander elektronisk på det rigtige EAN-nummer. Her er, hvordan du sætter betalingssiden af B2B op i WooCommerce – uden at åbne for tab på dårlige betalere.
Små firmaer betaler gerne med firmakort eller MobilePay som private. Men jo større organisation, jo oftere gælder: varen bestilles af én person, betales af en anden afdeling og bogføres med indkøbsordre-nummer. Derfor er faktura med 14-30 dages frist stadig B2B-standarden – og en shop, der kun tilbyder kort, taber de ordrer stille og roligt. Bemærk også, at firmakort ofte har højere kortgebyrer end private kort; faktura kan faktisk være billigere for dig, når betalingen vel at mærke kommer.
Den enkle løsning er en fakturametode i checkout: ordren gennemføres uden betaling, og fakturaen sendes bagefter fra dit økonomisystem. Det kan sættes op med et fakturabetalings-plugin eller en tilpasset BACS-metode – men gør tre ting fra start: (1) vis metoden kun for erhvervskunder (typisk når CVR-feltet er udfyldt eller for bestemte kundeprofiler), (2) få reference/rekvisitionsnummer med som felt, så fakturaen kan godkendes i modtagerens system, og (3) forbind flowet til regnskabet, så fakturaen dannes automatisk – se guiden om WooCommerce og e-conomic.
Offentlige myndigheder i Danmark modtager ikke PDF-fakturaer på mail: de skal have elektronisk faktura sendt til deres EAN-/GLN-nummer gennem NemHandel (og i stigende grad Peppol-infrastrukturen). I praksis betyder det: checkout skal kunne opsamle EAN-nummeret (13 cifre), personreference og evt. ordrenummer – og dit økonomisystem eller en e-faktureringstjeneste sender selve fakturaen i det rigtige format. De fleste danske regnskabssystemer (e-conomic, Billy, Dinero m.fl.) har EAN-afsendelse indbygget eller som tilkøb, så webshoppens opgave er mest at få felterne og overførslen på plads. Validér EAN-feltet (13 cifre, korrekt kontrolciffer), så fejlindtastninger fanges før fakturaen afvises.
Du behøver ikke to shops. Løsningen er betinget logik i én checkout: CVR-felt, der folder EAN- og referencefelter ud; fakturametoden, der kun vises for godkendte erhvervskunder; kort og MobilePay øverst for alle andre. Hold B2B-felterne væk fra private kunder – hvert ekstra felt koster konvertering, som beskrevet i konverteringsguiden. Og husk driften bag: fakturaordrer uden betaling må ikke forsvinde i mængden – giv dem egen ordrestatus og et fast ugentligt tjek. En stabil platform under det hele får du med WooCommerce hosting hos Hostious.
Fakturasalg indfører noget, kortbetaling aldrig havde: DEBITORER. Sæt derfor driften op sammen med funktionen – automatiske betalingspåmindelser før og efter forfald, en fast rykkerprocedure, og en kreditgrænse pr. kunde (nye fakturakunder starter lavt og vokser med historikken; en enkelt dårlig betaler på 20.000 kr. æder marginen fra mange gode ordrer). Overvej kreditvurdering ved første store ordre – opslaget koster få kroner og tænker hurtigere, end mavefornemmelsen gør.
Og luk kredsløbet til regnskabet: fakturaer, der fødes i shoppen, skal lande automatisk i bogføringssystemet med betalingsstatus, så bogholderen ikke taster dobbelt – og så rykkerne går ud fra ÉT system, ikke to i utakt. B2B-kunder tilgiver meget, men ikke rod i fakturaerne: præcise papirer til tiden er i erhvervshandel en større loyalitetsfaktor end nogen rabat.
Et 13-cifret lokationsnummer (GLN), der identificerer den offentlige enhed, som skal modtage den elektroniske faktura – fx en skole eller forvaltning. Fakturaen sendes elektronisk via NemHandel/Peppol til det nummer, ikke som PDF på mail.
Ikke ud af boksen. WooCommerce opsamler EAN-nummer og reference i checkout, og selve e-fakturaen dannes og sendes fra dit regnskabssystem eller en e-faktureringstjeneste med NemHandel/Peppol-adgang.
Nej – graduér det. Nye og små kunder betaler med kort eller forudbetaling; kendte kunder får faktura op til en kreditgrænse. Så får du B2B-ordrerne uden at samle dårlige betalere.
