EAN-faktura og B2B-betaling i WooCommerce: faktura, EAN-nummer og kreditstyring

Kort svar: B2B-kunder betaler anderledes: mange vil have faktura med betalingsfrist i stedet for kort, og offentlige kunder skal have elektronisk faktura sendt til deres EAN-nummer (GLN). I WooCommerce løses det med en fakturabetalingsmetode, der kun vises for erhvervskunder, felter til CVR, EAN og reference i checkout og et regnskabssystem eller en e-faktureringstjeneste, der sender via NemHandel. Kombinér det med kreditgrænser og en fast rykkerprocedure, så fakturasalget ikke bliver til tab.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

Webshops, der åbner for erhvervskunder, opdager hurtigt, at B2B ikke bare er B2C med et CVR-nummer. Indkøberen har ikke firmakortet, bogholderiet kræver faktura med reference, og kommunen afviser alt, der ikke kommer som EAN-faktura gennem NemHandel til det rigtige EAN-nummer.

Her er, hvordan du sætter betalingssiden af B2B op i WooCommerce – felterne i checkout, EAN-fakturaen til det offentlige, et regnestykke på, hvad kredit koster, og kreditstyringen, der holder tabene væk. Guiden beskriver de tekniske og praktiske rammer; konkrete spørgsmål om moms, regnskab og inddrivelse bør afklares med din revisor eller rådgiver.

Sådan betaler B2B-kunder

Små firmaer betaler gerne med firmakort eller MobilePay ligesom private. Men jo større organisationen er, jo oftere bliver varen bestilt af én person, godkendt af en anden og bogført med et indkøbsordrenummer. Derfor er faktura med 14–30 dages frist stadig udbredt i B2B, og en shop, der kun tilbyder kort, taber de ordrer stille og roligt.

Firmakort har ofte andre og højere gebyrer end private kort – se sammenligningen af betalingsgebyrer. Faktura kan derfor være billigere for dig i gebyrer, når betalingen vel at mærke kommer.

Kundetype	Typisk betaling	Hvad checkout skal kunne
Privat	Kort, MobilePay, evt. delbetaling	Hurtigt flow uden ekstra felter
Lille virksomhed	Firmakort eller MobilePay	CVR-nummer og firmanavn på fakturaen
Større virksomhed	Faktura med frist	CVR, reference/rekvisitionsnummer og fakturaadresse
Offentlig kunde	Elektronisk faktura	EAN-nummer, personreference og evt. ordrenummer

1. Faktura som betalingsmetode i WooCommerce

Den enkle løsning er en fakturametode i checkout: ordren gennemføres uden betaling, og fakturaen sendes bagefter fra dit økonomisystem. Det kan sættes op med et fakturabetalingsplugin eller en tilpasset version af WooCommerces bankoverførselsmetode. Gør tre ting fra start:

1. Vis metoden kun for erhvervskunder – typisk når CVR-feltet er udfyldt, eller for kunder, du har godkendt til faktura.
2. Tilføj et felt til reference eller rekvisitionsnummer, så fakturaen kan godkendes i modtagerens system.
3. Forbind flowet til regnskabet, så fakturaen dannes automatisk – se guiden om WooCommerce og e-conomic eller Dinero og Billy.

Giv fakturaordrer en egen ordrestatus, fx „Afventer fakturabetaling“, så de ikke blandes med ordrer, der venter på kortbetaling. Det gør det også lettere at afstemme betalinger mod bank og regnskab hver måned.

2. EAN-nummer og salg til det offentlige

Offentlige myndigheder i Danmark modtager ikke PDF-fakturaer på mail. De skal have elektronisk faktura sendt til deres EAN-nummer gennem NemHandel, der også er koblet til den europæiske Peppol-infrastruktur. Kravet følger af bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.

I praksis betyder det:

• Checkout skal kunne opsamle EAN-nummeret (13 cifre), en personreference og eventuelt kundens ordrenummer.
• Dit økonomisystem eller en e-faktureringstjeneste skal danne og sende selve fakturaen i et godkendt format som OIOUBL eller Peppol BIS.
• EAN-feltet bør valideres (13 cifre og korrekt kontrolciffer), så fejlindtastninger fanges, før fakturaen afvises.

De fleste danske regnskabssystemer har EAN-afsendelse indbygget eller som tilvalg, så webshoppens opgave er mest at få felterne og overførslen på plads. Den offentlige kunde oplyser normalt EAN-nummeret selv; spørg hellere en ekstra gang end at sende til et forkert nummer, for så bliver fakturaen ikke betalt.

3. Moms ved salg til virksomheder i andre EU-lande

Sælger du til virksomheder i andre EU-lande, gælder der normalt omvendt betalingspligt: du fakturerer uden dansk moms, og køberen afregner momsen i sit eget land. Det forudsætter, at køberen har et gyldigt momsnummer, som du kontrollerer i EU’s VIES-register, og at fakturaen indeholder de påkrævede oplysninger.

I WooCommerce kræver det et felt til momsnummer og en løsning, der validerer nummeret og fjerner momsen korrekt. Sælger du til private i EU, gælder andre regler – se guiden om OSS-ordningen. Få opsætningen godkendt af din revisor, før du åbner for EU-salg.

4. Kreditstyring: undgå tab på fakturaen

Fakturasalg indfører noget, kortbetaling aldrig havde: debitorer. Sæt derfor kreditstyringen op samtidig med funktionen:

• Sæt en kreditgrænse: nye kunder får faktura op til et beløb; større ordrer forudbetales første gang. Se også guiden om forudbetaling og depositum.
• Tjek CVR: slå virksomheden op i CVR-registeret – er den aktiv, og hvor længe har den eksisteret? – før fakturaordrer godkendes.
• Lad grænsen vokse med historikken: kunder, der betaler til tiden, kan få højere grænse; én dårlig betaler kan æde marginen fra mange gode ordrer.
• Overvej kreditvurdering ved første store ordre fra en ny kunde.
• Overvej fakturakøb eller kreditforsikring: ved store B2B-volumener kan en partner overtage kreditrisikoen mod et gebyr – samme princip som ved delbetaling til private.

5. Rykkerprocedure: aftal den, før første faktura forfalder

Definér flowet på forhånd: betalingsfrist, venlig påmindelse, rykker og til sidst inkassovarsel. Automatiske påmindelser fra regnskabssystemet før og efter forfald fanger de fleste forsinkelser, uden at nogen skal huske det.

Renteloven sætter rammerne for gebyrer og renter. Pr. oktober 2026 må et rykkergebyr højst være 100 kr. pr. rykker for højst tre rykkere med mindst ti dages mellemrum, og over for erhvervsdrivende kan du som udgangspunkt kræve et fast kompensationsbeløb på 310 kr., når fristen er overskredet. Tjek de gældende regler i renteloven på retsinformation.dk, og skriv dine betalingsbetingelser tydeligt i handelsbetingelserne.

6. Én checkout til begge verdener

Du behøver ikke to shops. Løsningen er betinget logik i én checkout:

• et felt eller en afkrydsning for „Køb som virksomhed“, der folder CVR-, EAN- og referencefelter ud
• fakturametoden, der kun vises for godkendte erhvervskunder
• kort og MobilePay øverst for alle andre

Hold B2B-felterne væk fra private kunder. Hvert ekstra felt koster konvertering, som beskrevet i guiden om betalingsmetoder og konvertering. Og husk driften bag: fakturaordrer uden betaling må ikke forsvinde i mængden – giv dem egen status og et fast ugentligt tjek.

EAN-faktura fra webshoppen i praksis: felter, validering og test

Afsnit 2 beskriver kravet. Her er, hvordan du får det til at virke i WooCommerce, så en offentlig kunde kan bestille uden at ringe først:

1. Tilføj felterne. I blok-checkout tilføjes de med WooCommerces API til ekstra checkout-felter; i det klassiske checkout med et filter eller et plugin til checkout-felter. Fold dem først ud, når kunden vælger „Køb som virksomhed“, så private ikke ser dem.
2. Validér EAN-nummeret, før ordren går igennem. Et GLN-nummer har 13 cifre, og det sidste er et kontrolciffer: gang de 12 første cifre skiftevis med 1 og 3 fra venstre, læg produkterne sammen, og det 13. ciffer er det tal, der bringer summen op til nærmeste hele tier. Passer det ikke, er der tastet forkert – afvis med en venlig besked i stedet for at sende fakturaen ud i det blå.
3. Gem felterne på ordren, og vis dem i ordremailen. Kunden skal kunne se, at EAN og reference er registreret, og dit bogholderi skal kunne finde dem på ordren uden at åbne kundens profil.
4. Send værdierne med til regnskabet. Integrationen skal overføre EAN, reference og ordrenummer til de felter, regnskabssystemet bruger til e-fakturaen – ellers står bogholderen og taster dem ind igen, og det er dér, fejlene opstår.
5. Test med en rigtig modtager. Aftal med den første offentlige kunde, at den første faktura er en test, og følg den, til den er godkendt i deres system. En afvist e-faktura giver ikke altid besked tilbage.

Skriv i ordrebekræftelsen, at fakturaen sendes elektronisk via NemHandel inden for et bestemt antal dage. Så ved indkøberen, at der ikke kommer en PDF på mail, og ringer ikke efter den.

Regnestykket: hvad kredit og ét tab koster

Faktura med frist er en service, men den koster – i bundne penge og i risiko. Regn det igennem, før du sætter kreditgrænserne:

Post	Eksempel	Hvad det betyder
B2B-salg på faktura	60.000 kr. pr. måned	Omsætning, der først kommer ind efter fristen
Betalingsfrist 30 dage	60.000 kr. bundet	En måneds B2B-salg står altid ude
Reel betalingstid 38 dage	76.000 kr. bundet	Otte dages forsinkelse i snit binder 16.000 kr. mere
Dækningsgrad 25 %	Ét tab på 6.000 kr. kræver 24.000 kr. nyt salg	Tabet skal tjenes hjem fire gange
Kreditgrænse for nye kunder 10.000 kr.	Højst 10.000 kr. i spil pr. ny kunde	Grænsen afgør, hvor dyrt et tab kan blive

Tallene er eksempler; sæt dine egne ind. Pointen er, at kreditgrænsen og rykkerproceduren i afsnit 4 og 5 ikke er bureaukrati – de er det, der afgør, om B2B-salget er en god forretning eller en langsom måde at tabe penge på. Vokser fakturasalget, så lad en partner overtage risikoen mod et gebyr, før det første store tab rammer.

E-faktura bliver mere udbredt

Elektronisk fakturering er ikke længere kun et krav over for det offentlige. Pr. oktober 2026 har Erhvervsstyrelsen sendt et udkast i høring, der lægger op til, at kunder i digitale bogføringssystemer automatisk tilmeldes e-fakturering via NemHandel fra 2027, medmindre de fravælger det. På EU-plan lægger ViDA-reglerne op til obligatorisk e-fakturering ved grænseoverskridende B2B-handel fra juli 2030.

For en webshop betyder det, at det kan betale sig at vælge et regnskabssystem, der allerede kan sende og modtage e-fakturaer, og at sørge for, at ordredata fra WooCommerce overføres struktureret. Følg de aktuelle regler hos Erhvervsstyrelsen og guiden om bogføringsloven og din webshop.

Driften bagefter: luk kredsløbet til regnskabet

Fakturaer, der dannes ud fra shoppens ordrer, skal lande automatisk i bogføringssystemet med betalingsstatus, så bogholderen ikke taster dobbelt – og så rykkerne går ud fra ét system, ikke to i utakt. B2B-kunder tilgiver meget, men ikke rod i fakturaerne: præcise papirer til tiden betyder ofte mere for et fast samarbejde end en rabat.

Sørg også for, at integrationen overvåges. Fejler overførslen af en ordre, skal nogen få besked, før kunden ringer og spørger efter sin faktura. En stabil platform under det hele får du med WooCommerce hosting hos Hostious, og med en WooCommerce serviceaftale til 199 kr./md. ekskl. moms bliver shoppen opdateret og testet hver nat, så en pluginopdatering ikke stille bryder fakturaflowet.

Læs også

• Hub: Betalinger i danske webshops
• Forbind WooCommerce med e-conomic
• Forudbetaling og depositum i WooCommerce
• Afstemning af gateway, bank og regnskab
• Bogføringsloven og din webshop
• WooCommerce hosting hos Hostious – LiteSpeed og NVMe, daglig backup og dansk support døgnet rundt

Ofte stillede spørgsmål om B2B-betaling og EAN

Hvad er et EAN-nummer i faktura-sammenhæng?

Et 13-cifret lokationsnummer (GLN), der identificerer den offentlige enhed, som skal modtage den elektroniske faktura – fx en skole eller en forvaltning. Fakturaen sendes elektronisk via NemHandel til det nummer, ikke som PDF på mail.

Kan WooCommerce sende EAN-fakturaer selv?

Ikke ud af boksen. WooCommerce kan opsamle EAN-nummer og reference i checkout, mens selve e-fakturaen dannes og sendes fra dit regnskabssystem eller en e-faktureringstjeneste med adgang til NemHandel.

Bør jeg give alle B2B-kunder faktura med frist?

Nej, graduér det. Nye og små kunder betaler med kort eller forudbetaling; kendte kunder får faktura op til en kreditgrænse. Så får du B2B-ordrerne uden at samle dårlige betalere.

Skal jeg lægge moms på salg til virksomheder i andre EU-lande?

Normalt ikke, hvis køberen har et gyldigt momsnummer: så gælder omvendt betalingspligt, og køberen afregner momsen. Kontrollér nummeret i VIES, og få opsætningen bekræftet af din revisor.

Hvad må jeg opkræve, når en erhvervskunde betaler for sent?

Renteloven sætter rammerne for morarente, rykkergebyrer og et fast kompensationsbeløb over for erhvervsdrivende. Skriv betingelserne i dine handelsbetingelser, og tjek de aktuelle satser på retsinformation.dk.

Hvordan validerer jeg et EAN-nummer i checkout?

Tjek først, at der er 13 cifre. Gang derefter de 12 første cifre skiftevis med 1 og 3 fra venstre, læg produkterne sammen, og se, om det 13. ciffer bringer summen op til nærmeste hele tier. Gør det ikke, er nummeret tastet forkert, og ordren skal stoppes med en tydelig besked, før fakturaen sendes.