Kort svar: WooCommerce og e-conomic forbindes nemmest med et dedikeret integrationsplugin eller en integrationsplatform: ordrer bliver automatisk til fakturaer/salg i e-conomic med rigtige momskoder, betalinger bogføres, og varenumre holdes synkrone. Det afgørende arbejde ligger i OPSÆTNINGEN – mapping af kontoplan, momskoder, betalingsmåder og gebyrer – og i en testperiode på en håndfuld ordrer af hver type, FØR automatikken slås til. Regn med en eftermiddags koncentreret arbejde plus en uges opsyn – og derefter sparer integrationen bogholderiet for timer HVER uge, året rundt.
Manuel bogføring af webshop-ordrer er en af de mest meningsløse opgaver i dansk e-handel: tallene FINDES allerede digitalt i WooCommerce, og alligevel sidder nogen hver uge og taster dem ind i e-conomic – med de tastefejl, forsinkelser og momskørsels-panikker, der følger med. Denne guide viser vejen til en opsætning, hvor ordrer, betalinger og moms flyder automatisk – og hvor bogholderens rolle skifter fra indtastning til kontrol.
1) Dedikeret integrationsplugin (flere danske udbydere har specialiseret sig i præcis WooCommerce → e-conomic): hurtigst i gang, opsætning i WordPress-admin, support på dansk – og løbende vedligeholdt, når begge systemer opdaterer deres API’er. Det rigtige valg for de fleste shops. 2) Integrationsplatform (n8n, Make, Zapier): mere fleksibelt – du bestemmer hvert trin og kan flette flere systemer ind i samme flow – men du ejer også selv vedligeholdet og fejlhåndteringen. Vælg den vej, hvis regnskabet kun er ÉT af flere systemer, der skal tale sammen. 3) Egen kode mod e-conomics API: fuld kontrol, men kun relevant med udviklerkræfter i huset og behov, de færdige løsninger ikke dækker. Start i praksis med plugin-vejen – du kan altid graduere til platform, når behovene vokser.
Selve installationen tager minutter – værdien ligger i mappingen, og den skal laves SAMMEN med bogholderen: Hvilken konto skal salget på (og skal varegrupper skilles ad)? Hvilke momskoder gælder for dansk salg, EU-salg med og uden moms og salg ud af EU – især vigtigt, hvis du er med i OSS-ordningen? Hvordan bogføres betalingsmåderne (kort via gateway, MobilePay, faktura) – og på hvilke mellemkonti, så udbetalingerne fra gatewayen kan afstemmes? Skal fragt og gebyrer på egne konti? Og matcher varenumrene i WooCommerce dem i e-conomic – eller skal integrationen oprette varerne selv? Skriv beslutningerne ned i site-dokumentationen, mens I tager dem: mapping-dokumentet er guld værd den dag, noget skal fejlsøges eller ændres.
Slå ALDRIG fuld automatik til på dag ét. Kør først en håndfuld ordrer igennem manuelt-udløst – og vælg dem bevidst, så de dækker dine typer: en almindelig dansk ordre, en med rabatkode, en EU-ordre, en med flere varelinjer og forskellige momsforhold, en refusion og en delvis refusion. Følg hver ordre hele vejen: står beløb, moms, gebyrer og konti rigtigt i e-conomic? Stemmer totalerne på øren – også efter øreafrunding? Først når alle typer går rent igennem, slår du automatikken til – og så lader du bogholderen STIKPRØVE-tjekke dagligt den første uge og ugentligt den første måned. Det lyder forsigtigt, men én forkert momskode, der får lov at køre i tre måneder, koster mere oprydning end ti testperioder.
Når integrationen kører, ændrer bogholderiets arbejde karakter: fra indtastning til KONTROL. Den ugentlige rutine: tjek integrationens fejlkø (ordrer, der ikke kunne overføres – typisk pga. manglende varenummer eller en ny betalingsmåde, der ikke er mappet), og afstem gateway-udbetalingerne mod mellemkontoen, som beskrevet i afstemningsguiden. Sæt notifikationer op, så fejl i overførslen giver besked SAMME dag – en fejlkø, ingen kigger i, er automatiseringens farligste rum: alt SER automatisk ud, mens hullet i bogføringen vokser. Og når du ændrer noget i shoppen – ny betalingsmetode, nye varegrupper, nyt marked – så husk, at mappingen skal med: skriv „opdatér e-conomic-mapping“ ind som fast punkt i tjeklisten for den slags ændringer.
Momskoder ved udlandssalg: EU-salg under og over OSS-grænsen og salg ud af EU skal på forskellige koder – få bogholderen til at godkende netop de mappings. Refusioner: delvise refusioner og gebyrer, der IKKE refunderes, driller flere integrationer – test dem eksplicit. Duplikater: kører du en overgangsperiode med både manuel og automatisk bogføring, så afgræns præcist, hvem der ejer hvilke ordrer – ellers bogføres salget dobbelt. Historikken: beslut, om gamle ordrer skal med (som regel: nej – start rent fra en skæringsdato ved et månedsskifte). Og ydelsen: en integration, der synkroniserer ved hvert sidekald, kan gøre en travl shop langsom – kør overførsler i baggrunden/kø (og læs cron-guiden, hvis planlagte jobs skal være pålidelige). En hurtig serverbund under både shop og integrationer – som Hostious’ WooCommerce-hosting – er forudsætningen for, at automatikken aldrig mærkes af kunderne.
Bruger du Dinero eller Billy i stedet for e-conomic, er principperne de samme – se guiden til de mindre regnskabssystemer. Og er målet hele vejen fra betaling til pakkelabel, er regnskabet kun første stop: ordre-automatiseringsguiden tager resten af turen.
De dedikerede plugins kører typisk som månedsabonnement i den lave ende af hundredekronersklassen – sat op mod bare én times sparet bogholderarbejde om ugen er regnestykket sjældent svært.
Afhænger af jeres flow: B2C-shops bogfører oftest som betalte salg/kassesalg, mens B2B med fakturabetaling skal have rigtige fakturaer med betalingsbetingelser. Tag beslutningen med bogholderen – begge dele kan sættes op.
Tjek fejlkøen ugentligt (og slå notifikationer til): typiske årsager er umappede betalingsmåder eller varenumre. Ret årsagen, gensend ordren – og notér rettelsen i mapping-dokumentet.
