Automatiske rapporter: salgstal på mail hver mandag morgen

Kort svar: En god salgsrapport kommer af sig selv: en kort mail hver mandag kl. 7 med ugens omsætning, antal ordrer, gennemsnitskurv, topprodukter og en sammenligning med ugen før – fem tal, ikke femogtyve. Du kan bygge den med et rapportplugin (nemmest), med en automatiseringsplatform som n8n, der henter tallene via WooCommerce’ REST API (mest fleksibelt), eller ved at sende ordrer til et regneark med en fast oversigt. Pointen er rytmen: tal, der lander i indbakken hver uge, bliver til beslutninger.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

De fleste webshopejere har tallene – i WooCommerce Analytics, i betalingsgatewayen og i regnskabet – og kigger alligevel kun på dem, når noget føles galt. Det er ikke dovenskab, men friktion: tal, man selv skal hente, taber til hverdagen.

Løsningen er at vende retningen, så tallene kommer til dig – fast, kort og på et tidspunkt, hvor ugen kan planlægges efter dem. Her er både skabelonen og teknikken.

Hvorfor faste mails slår dashboards

Et dashboard kræver en beslutning hver gang: “nu går jeg ind og kigger”. En fast mail kræver ingen – den ligger der mellem de andre mandagsmails, og efter tre uger er den en vane, hele teamet deler.

Der sker to ting med en forretning, der får sine tal fast. Små problemer opdages, mens de er små (“hvorfor faldt gennemsnitskurven to uger i træk?”), og små sejre bliver synlige og kan gentages (“hvad gjorde vi i uge 34?”). Rapporten behøver ikke være klog – den skal være regelmæssig. Klogskaben kommer af sammenligningen over tid, og den får du gratis, når formatet ligger fast.

Mandagsmailens fem tal

Tal	Hvad det viser	Sammenlign med
Omsætning	Ugens samlede salg	Ugen før og samme uge sidste år (sæson snyder ellers)
Antal ordrer	Trafik og konvertering samlet	Ugen før
Gennemsnitskurv	Omsætning delt med ordrer – tallet, kampagner og fri fragt-grænser skal måles på	Ugen før
Top 3-produkter	Vindere og lagerbehov	Sidste uges top 3
Driftslinje	Refusioner og fejlede betalinger	Normalniveauet

Driftslinjen er den, der fanger tekniske problemer, før de bliver dyre: stiger de fejlede betalinger pludselig, er det ofte et tegn på et problem i checkout eller hos gatewayen, jf. WooCommerce betaling fejler.

Skriv de fem tal med retning (op/ned) i ren tekst – ingen vedhæftede PDF’er og ingen grafer, der skal åbnes. Alt, der kræver et klik, mister læsere. Driver du kundesites, kan formatet genbruges direkte i månedsrapporten til kunder – samme disciplin, anden modtager.

Tre veje til rapporten

Vej 1 – plugin: flere WooCommerce-rapportplugins kan sende faste e-mailrapporter. Det er hurtigst i gang, men formatet er pluginets, og hvert plugin er endnu en brik at vedligeholde.

Vej 2 – automatiseringsplatform: byg selv flowet (næste afsnit). Du får fuld kontrol over indhold og modtagere, og rapporten kan flette data fra flere kilder: shop, gateway og annoncekonti. Hvilken platform der passer jer, står i n8n, Make eller Zapier.

Vej 3 – regnearket: lad hver ordre lande som en række i et ark – via webhook eller en platform – og byg én fast ugeoversigt. Det er den rette vej for regneark-mennesker og et fint første skridt mod det interne dashboard.

Vælg efter, hvem der skal vedligeholde løsningen. Den rapport, der stadig kører om to år, er mere værd end den smarteste.

Byg den i n8n: fire noder

Flowet har fire noder:

1. Schedule-trigger – mandag kl. 07.00.
2. WooCommerce-noden eller et HTTP-kald til WooCommerce’ REST API med en nøgle, der kun har læseadgang: hent ordrer med status “Gennemført” og “Behandles” fra de seneste 7 dage.
3. En lille beregningsnode: summér beløb, tæl ordrer, dividér, og tæl varelinjer pr. produkt til top 3. Hent eventuelt forrige uges tal fra flowets egen hukommelse til sammenligningen.
4. Mail-noden: send den korte tekst til modtagerlisten.

Husk to driftsdetaljer: giv API-nøglen kun læseadgang (mindste privilegium), og sæt fejlnotifikation på flowet. En rapport, der stille holder op med at komme, opdages først den mandag, nogen savner den.

Selve API-kaldet

Bygger du kaldet selv – i n8n’s HTTP-node eller et script – ser forespørgslen sådan ud. Nøglen oprettes under WooCommerce → Indstillinger → Avanceret → REST API med rettigheden “Læs”, og kaldet skal ske over HTTPS:

GET https://dinshop.dk/wp-json/wc/v3/orders
    ?status=completed,processing
    &after=2026-09-21T00:00:00
    &before=2026-09-28T00:00:00
    &per_page=100
    &page=1

API’et returnerer højst 100 ordrer pr. side. Svarets header X-WP-TotalPages fortæller, hvor mange sider der er, så flowet skal hente side 2, 3 og så videre, indtil alle er med. Glemmer du det, ser rapporten fin ud i stille uger og forkert ud i de travle – præcis når den betyder mest.

Vil du hellere have færdigberegnede tal, har WooCommerce Analytics også sine egne endpoints under /wp-json/wc-analytics/reports/, fx omsætningsstatistik pr. uge. De følger Analytics’ egne indstillinger for, hvilke ordrestatusser der tæller med – tjek dem, så tallene matcher det, du ser i admin.

Tæl rigtigt: statusser, refusioner, moms og tidszone

Fire detaljer afgør, om rapporten kan stoles på:

• Ordrestatusser: medtag kun betalte ordrer (“Behandles” og “Gennemført”). “Afventer betaling”, “Annulleret” og “Mislykket” hører til driftslinjen, ikke omsætningen.
• Refusioner: træk dem fra – eller vis dem separat – men gør det samme hver uge. Ellers kan omsætningen se højere ud end den reelle.
• Moms og fragt: beslut, om omsætningen vises inkl. eller ekskl. moms og fragt, og skriv det i mailen. Regnskabet tæller typisk ekskl. moms.
• Tidszone: sørg for, at ugens start og slut beregnes i dansk tid. Ordrer lagt søndag aften kan ellers havne i den forkerte uge.

Afstem flowet én gang mod WooCommerce Analytics og gatewayen, når det er nyt – og igen efter større ændringer som nye ordrestatusser eller betalingsmetoder.

Når vanen sidder: udvid klogt

Fristelsen, når rapporten kører, er at proppe flere tal i. Modstå den: mailen skal kunne læses på tredive sekunder, ellers dør vanen. Udvid i stedet i to andre retninger:

• Flere rytmer: en månedsudgave med lidt dybere tal (nye vs. tilbagevendende kunder, returprocent, fragtomkostninger) og en årsudgave til regnskabsmødet.
• Afvigelsesalarmer: lad flowet holde øje og kun sige til, når noget stikker ud – ingen ordrer i fire timer i åbningstiden, refusioner over normalen eller en gennemsnitskurv i frit fald.

Så får du både det faste pulstjek og vagthunden – uden støj. Kører shoppen på en stabil WooCommerce hosting, mærker hverken kunder eller checkout, at API’et arbejder i baggrunden.

Læs også

• Hub: Automatisering og integrationer
• Byg et internt dashboard
• WordPress REST API i praksis
• n8n, Make eller Zapier: vælg automatiseringsplatform
• WooCommerce hosting hos Hostious – hosting til shops med integrationer

Ofte stillede spørgsmål om automatiske salgsrapporter

Kan WooCommerce selv sende salgsrapporter på mail?

Ikke som en fast mandagsmail i kernen – Analytics-delen skal man selv besøge. Derfor vejene her: et rapportplugin, et selvbygget flow via API’et eller ordrer i et regneark.

Hvilke tal skal med i ugerapporten?

Fem: omsætning, antal ordrer, gennemsnitskurv, top 3-produkter og én driftslinje med refusioner og fejlede betalinger – alle med retning i forhold til ugen før. Mere dybde hører til i månedsudgaven.

Hvad hvis rapporten en dag viser forkerte tal?

Afstem mod WooCommerce Analytics og gatewayen, når flowet er nyt, og igen efter større ændringer som nye ordrestatusser eller betalingsmetoder. Tjek også, at flowet henter alle sider af ordrelisten og regner i dansk tid.

Hvilken rettighed skal API-nøglen have?

Kun læseadgang. Rapporten skal aldrig ændre ordrer eller priser, så en nøgle med rettigheden “Læs” begrænser skaden, hvis den skulle lække.