Postkassen er fuld — hvad der sker, og hvad du gør

Kort svar: Er din mailboks fuld, afviser serveren ny post, og afsenderen får en besked om, at kvoten er overskredet. Find de største mapper og mails i webmail, slet efter størrelse, og tøm papirkurv og spam på serveren – ikke kun i mailprogrammet. Tjek bagefter forbruget i webmail eller kontrolpanelet, for det er serverens tal, der gælder. Er pladsen reelt for lille til jeres måde at arbejde på, så arkivér lokalt eller vælg en større kvote.

Fagligt gennemgået: 2. oktober 2026

Når en postkasse er fuld, afvises indgående mail. Afsenderen får en besked om, at kvoten er overskredet – men de fleste ser den ikke med det samme, og nogle mailsystemer prøver stille igen i op til flere dage, før de giver op.

Du mister altså ikke mail med det samme, men du risikerer det. Og i modsætning til spam er der ingen mappe at finde den i bagefter. Mailen er aldrig nået frem.

Før du ændrer noget: Slet ikke i blinde. Mails kan være bogføringsbilag eller dokumentation, som virksomheden skal gemme. Eksportér det, der skal bevares, til et lokalt arkiv med backup, før du tømmer mapper på serveren. Og skift ikke fra IMAP til POP3 for at “få plads” – det flytter blot problemet ned på én computer.

Hvad sker der, når postkassen er fuld?

Når en ny mail ankommer, tjekker modtagerserveren kvoten. Er der ikke plads, svarer den afsenderens server med en fejlkode. Det afgør, hvad der sker bagefter:

Svar fra din server	Betydning	Hvad afsenderen oplever
452 4.2.2 (midlertidig)	Postkassen er fuld lige nu	Afsenderens server prøver igen senere; afsenderen får evt. en forsinkelsesbesked
552 5.2.2 (permanent)	Postkassen er fuld – afvist	Afsenderen får en bounce-mail med det samme og skal sende igen
Leveret, men ikke gemt i Sendt	Din egen udgående mail kan ikke gemmes	Dit mailprogram melder fejl ved afsendelse, selv om mailen måske er sendt

Hvilken kode din server bruger, afhænger af opsætningen. Ser du en bounce-mail, kan du læse koden – se sådan læser du en bounce-mail. Den midterste del af koden (2.2) betyder “postkasse fuld”, uanset om fejlen er midlertidig eller permanent.

1. Se, hvad der fylder – mappe for mappe

Gæt ikke. I webmail viser de fleste systemer forbruget pr. mappe under indstillinger eller ved at højreklikke på en mappe. I kontrolpanelet står kontoens samlede forbrug og kvote ud for postkassen. Det, der typisk overrasker, er Sendt post med alle vedhæftede filer og en mappe med et navn som “Arkiv” eller “Gamle projekter”, som nogen oprettede for år tilbage. Find de fem største mapper først – resten er småting.

De sædvanlige syndere er:

1. Sendt post. Ofte den største mappe, fordi hver vedhæftet fil, du sender, gemmes her – og igen hos modtageren, hvis I er på samme server.
2. Papirkurven. Slettet mail fylder, indtil den tømmes endeligt.
3. Spam-mappen, hvis den ikke ryddes automatisk.
4. Store vedhæftede filer i gamle tråde – især svar, hvor den samme fil går igen og igen.
5. Kladder og arkivmapper, som mailprogrammet selv har oprettet.

2. Ryd op i den rigtige rækkefølge

Sortér efter størrelse frem for dato. Tyve mails med store vedhæftede filer frigør mere end tusind almindelige beskeder. I de fleste webmails og mailprogrammer kan du tilføje en kolonne for størrelse eller søge efter mails over en bestemt størrelse.

1. Sortér Sendt post og Indbakke efter størrelse, og slet eller arkivér de største.
2. Gennemgå store, gamle mapper, som ingen bruger længere.
3. Tøm spam-mappen.
4. Tøm papirkurven endeligt – i mange programmer betyder “slet” bare, at beskeden flyttes.
5. Kontrollér forbruget i webmail eller kontrolpanelet.

3. Sørg for, at sletningen også sker på serveren

Husk, at mailprogrammet og serveren ikke nødvendigvis viser det samme. Har du slettet i Outlook, men ikke tømt “Slettet post” på serveren, fylder beskederne stadig. Og har programmet “Arkiv”-funktionen slået til, flytter den måske bare posten til en anden mappe på samme server.

Med IMAP er der en ekstra faldgrube: nogle programmer markerer kun beskeder som slettede – de vises fx gennemstreget i Outlook – og fjerner dem først, når mappen “ryddes” (på engelsk purge eller expunge). Indtil da tæller de med i kvoten. Find funktionen til at rydde slettede elementer i programmet, eller tøm mapperne via webmail. Tjek forbruget i webmail eller kontrolpanelet, efter du har ryddet op – det er det tal, der tæller.

Særligt ved POP3

Bruger du POP3 med “behold kopi på serveren”, vokser postkassen for evigt, selv om din indbakke ser tom ud lokalt. Programmet henter mailen ned, men sletter den aldrig på serveren. Skift til IMAP, eller sæt programmet til at fjerne kopier fra serveren efter et antal dage – se forskellen på IMAP, POP3 og webmail.

4. Hvis kvoten blev fyldt på få timer

En postkasse, der normalt har god plads og pludselig er fuld, er sjældent et oprydningsproblem. Kig på de nyeste beskeder, ikke de ældste:

• En videresendelsessløjfe. To postkasser, der videresender til hinanden, eller et autosvar, der svarer på et andet autosvar. Se autosvar og videresendelse.
• En tjeneste, der sender fejlrapporter i stribevis. Fx en hjemmeside, et overvågningsværktøj eller et backupjob, der sender en mail ved hver fejl.
• Bounces fra spoofing. Sender nogen spam i dit domænes navn, kan tusindvis af afvisninger komme retur til dig. Se spoofing og DMARC.
• Én kæmpe mail. En enkelt mail med store vedhæftninger kan fylde en lille postkasse.

Stop kilden først – ellers er postkassen fuld igen i morgen.

5. Arkivér lokalt uden at miste noget

Skal gamle mails gemmes af hensyn til bogføring eller dokumentation, men ikke ligge på serveren, så arkivér dem lokalt. I Outlook hedder det en datafil (.pst), som kan gemmes på en disk eller i en fildeling; i Apple Mail kan mapper eksporteres som .mbox; i Thunderbird ligger de som lokale mapper. Flyt hele årgange ad gangen – fx alt fra 2022 – og tag en sikkerhedskopi af arkivfilen, før du sletter på serveren. Arkivet kan altid åbnes og søges i, men ligger ikke længere i kvoten.

Har flere medarbejdere brug for de gamle tråde, er en delt postkasse eller en egentlig arkivløsning bedre end lokale filer på hver sin computer. Men for de fleste små virksomheder er én arkivfil pr. år pr. postkasse, gemt et sted med backup, rigeligt.

6. Vælg en kvote, der passer til jeres måde at arbejde på

Er kvoten reelt for lille, så hæv den. Det er billigere end én mistet ordre. Hos Hostious følger pladsen pr. postkasse planen: Email Lite med 5 GB, Email Pro med 20 GB og Email Enterprise med 50 GB pr. postkasse – med ubegrænset antal postkasser i alle tre. Sender og modtager I mange vedhæftede filer, er 5 GB hurtigt for lidt. Se hvordan du vælger den rigtige emailpakke og de tre planer.

Hvis postkassen stadig er fuld

• Forbruget falder ikke efter sletning: papirkurven er ikke tømt på serveren, programmet har kun markeret beskederne som slettede, eller programmet bruger POP3 med “behold kopi”. Tøm via webmail.
• Webmail viser plads, men programmet melder fuld: programmet kan have en forældet visning. Genstart det, eller fjern og tilføj kontoen igen, når du har sikret dig, at alt ligger på serveren.
• Kvoten er nået på timer: en sløjfe eller en tjeneste, der sender i stribevis. Se afsnit 4.
• Afsendere har fået afvisning: skriv til de vigtigste, når der er plads igen. De fleste mailsystemer prøver selv igen i op til fem dage, men ikke alle.

Undgå, at det sker igen

• Sæt papirkurv og spam til at tømmes automatisk efter 30 dage.
• Gem store filer i en fildeling, og send et link i stedet – det løser også problemet med vedhæftninger, der afvises.
• Arkivér gamle tråde lokalt, hvis de skal gemmes af hensyn til dokumentation.
• Læs advarslen om, at postkassen er ved at være fuld, i stedet for at klikke den væk.
• Vælg en pakke med plads til den måde, I faktisk arbejder på.

Læs også

• Hub: Mail: fejl og fejlfinding – alle guides om emnet samlet ét sted
• Sådan læser du en bounce-mail
• IMAP, POP3 og webmail – hvad er forskellen?
• 9 tegn på at din mailhosting skal opgraderes
• Mail hosting hos Hostious – mail på eget domæne med dansk support

Ofte stillede spørgsmål om fuld mailboks

Får jeg besked, før den er fuld?

De fleste systemer advarer ved 90 %. Advarslen går til postkassen selv – så læs den, frem for at klikke den væk.

Kan afsenderen se at min postkasse er fuld?

Ja. Afvisningsbeskeden siger det direkte. Det er ikke et godt indtryk over for en kunde.

Jeg har slettet tusindvis af mails, men forbruget falder ikke. Hvorfor?

Fordi beskederne stadig ligger i papirkurven på serveren, eller fordi programmet bruger POP3 med ‘behold kopi på serveren’. Tøm papirkurven i webmail, og tjek forbruget der – det er serverens tal, der gælder.

Kommer de mails, der blev afvist, mens postkassen var fuld, frem senere?

Ofte, men ikke altid. De fleste afsendende servere prøver igen i op til fem dage. Er der gået længere, eller har afsenderen fået en endelig afvisning, må de sende igen – skriv til de vigtigste kontakter, når der er plads.